Vad är ett personuppgiftsbiträdesavtal GDPR?

Vad ska ett personuppgiftsbiträdesavtal innehålla enligt GDPR? Ett personuppgiftsbiträdesavtal (DPA), förkortas ofta PUB-avtal på svenska och DPA på engelska. Personuppgiftbiträdesavtalet är ett avtal som reglerar förhållandet mellan en personuppgiftsansvarig och ett personuppgiftsbiträde vad gäller den personuppgiftsbehandling biträdet gör för den ansvarige. Personuppgiftsbiträdesavtal krävs av dataskyddsförordningen (GDPR) och syftar till att säkerställa att personuppgifter hanteras på ett lagenligt och säkert sätt när en verksamhet anlitar en extern part för att behandla personuppgifter på dess vägnar. Det är inte ovanligt att personuppgiftbiträdesavtalet läggs som en bilaga till ett huvudavtal och därmed förpliktigas personuppgiftsbiträdet att följa dess innehåll med avseende på personuppgiftsbehandlingen.

Vilka parter träffar ett personuppgiftsbiträdesavtal enligt GDPR? Personuppgiftsbiträdesavtalet definierar rollerna och ansvaret för både den personuppgiftsansvarige och personuppgiftsbiträdet. Den personuppgiftsansvarige är den organisation som bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifter, medan personuppgiftsbiträdet är den part som behandlar personuppgifterna på uppdrag av den personuppgiftsansvarige. Avtalet ska innehålla specifika instruktioner om behandlingen av personuppgifterna, vilka säkerhetsåtgärder som ska vidtas, och hur personuppgiftsbiträdet ska stödja den personuppgiftsansvarige i att uppfylla dess skyldigheter enligt GDPR.

Ett personuppgiftsbiträdesavtal reglerar exempelvis:

• föremålet för behandlingen,
• behandlingens varaktighet,
• art och ändamål,
• typen av personuppgifter som behandlas,
• kategorier av registrerade,
• den personuppgiftsansvariges skyldigheter och rättigheter,
• hur personuppgiftsbiträdet ska hantera förfrågningar från registrerade individer, samt
• hur personuppgiftsbiträdet ska agera vid en eventuell personuppgiftsincident.

GDPR personuppgiftsbiträdesavtal mall: Ett personuppgiftbiträdesavtal skrivs ofta utifrån en personuppgiftsbiträdesavtalsmall. Vi har en mall för personuppgiftbiträdesavtal och säkerställer att mallarna anpassas till just er situation. Enklast är kanske att se dem som exempel på personuppgiftsbiträdesavtal eftersom att varje biträdesförhållande ser olika ut och därför är rekommenderas det inte att ladda ner en mall online utan att den är genomgången av en GDPR-jurist.

Morling Consultings GDPR-konsulter ger löpande råd om utformning, tolkning och förhandling av personuppgiftsbiträdesavtal. Våra jurister kan stödja er organisation med att utforma skräddarsydda personuppgiftsbiträdesavtal som uppfyller alla lagkrav och samtidigt är anpassade till de specifika förutsättningarna som gäller er.

När behövs personuppgiftsbiträdesavtal?

Ett personuppgiftsbiträdesavtal behövs när en organisation (personuppgiftsansvarig) anlitar en extern part (personuppgiftsbiträde) för att behandla personuppgifter för dess räkning. Detta är vanligt vid användning av exempelvis molntjänster, IT-support eller lönehantering. Avtalet reglerar biträdets behandling av personuppgifterna och är ett led i att efterleva kraven i GDPR.

När behövs inte personuppgiftsbiträdesavtal? Det behövs inget biträdesavtal när:

• Organisationen hanterar personuppgifter internt.
• Två parter är gemensamt personuppgiftsansvariga, i detta fall behövs istället ett avtal för gemensamt personuppgiftsansvar.
• Behandlingen inte omfattar personuppgifter, då GDPR inte tillämpas i ett sådant fall.

Det avgörande är alltså om en extern part anlitas för att behandla personuppgifter på uppdrag av den ansvarige. För att komma till svaret på när det behövs eller inte behövs ett personuppgiftsbiträdesavtal behövs alltså parternas roller vara definierade och de uppgifter som ska behandlas klassificerade.

Varför är personuppgiftsbiträdesavtal viktiga?

I ett personuppgiftsbiträdesavtal regleras centrala aspekter för att säkerställa dataskydd och integritet vid outsourcing av databehandling. Avtalet är inte enbart ett lagstadgat krav enligt GDPR, utan klargör även ansvar och främjar ansvarsfull hantering av personuppgifter.

Genom att tydligt definiera ansvarsfördelningen mellan parterna hjälper avtalet till att förebygga missförstånd och potentiella personuppgiftsincidenter, och skulle en incident ske reglerar det hur biträdet ska agera. Det är personuppgiftbiträdesavtalet som ger den personuppgiftsansvarige kontroll över hur dess data behandlas när behandlingen sker av en tredje part. För personuppgiftsbiträdet ger avtalet en tydlig ram för hur det ska utföra personuppgiftsbehandlingen, vilket minskar risken för oavsiktliga överträdelser av dataskyddslagstiftningen.

Ett väl utformat personuppgiftsbiträdesavtal är också ett viktigt verktyg för att visa att parterna efterlever GDPR. I händelse av en granskning från tillsynsmyndigheter eller av den personuppgiftsansvarige kan ett korrekt avtal visa att organisationen har vidtagit nödvändiga åtgärder för att säkerställa att personuppgifterna behandlas i enlighet med Dataskyddsförordningen.

Dessutom bidrar ett personuppgiftsbiträdesavtal till att bygga förtroende mellan organisationer och deras kunder eller användare. Genom att visa att dataskydd är en fråga som tas på allvar inom organisationen, kan det också stärka dess rykte och trovärdighet. Dessutom kan det underlätta att ingå avtal med nya kunder om det finns personuppgiftsbiträdesavtal anpassade för den aktuella affären.

Hjälp med personuppgiftsbiträdesavtal (DPA)

Att upprätta personuppgiftsbiträdesavtal kan vara en komplex uppgift, särskilt för samarbeten som har många olika typer av behandlingsaktiviteter. En vanlig utmaning är att hitta rätt balans mellan att vara tillräckligt detaljerad för att uppfylla lagkraven och samtidigt tillräckligt flexibel för att hantera förändringar i databehandlingen över tid.

En annan utmaning är att säkerställa att avtalet faktiskt följs i praktiken. Det räcker inte att bara ha ett avtal på plats, både den personuppgiftsansvarige och personuppgiftsbiträdet måste aktivt arbeta för att implementera de överenskomna åtgärderna och rutinerna.

För att hantera dessa utmaningar är det viktigt att involvera relevanta intressenter från både juridiska och tekniska perspektiv när personuppgiftsbiträdesavtal utformas och förhandlas. Regelbunden översyn och uppdatering av avtalen är också viktigt för att säkerställa att de förblir relevanta och effektiva över tid.

Personuppgiftsbiträdesavtalets betydelse kan sammanfattas som följer:

• En central del av en organisations dataskyddsarbete
• Bidrar med struktur och tydlighet i behandlingen av personuppgifter
• Hjälper företag och organisationer att uppfylla sina juridiska skyldigheter
• Bidrar till att bygga förtroende med omvärlden
• Positionerar er som en ansvarstagande organisation

Morling Consulting kan inte bara hjälpa till med att utforma personuppgiftsbiträdesavtalen, utan erbjuder också GDPR-rådgivning om hur GDPR bäst implementeras och upprätthålls i praktiken.

Kontakta oss och ställ dina frågor, vi kan hjälpa till!