Vi identifierar vilka behandlingar som faktiskt sker i samarbetet och var gränsen går mellan era respektive roller så att avtalet hamnar rätt i affären.
Vad är ett personuppgiftsbiträdesavtal?
Dataskyddsjurister hos Morling Consulting tar fram personuppgiftsbiträdesavtal och klargör ansvar
Praktiska tips om personuppgiftsbiträdesavtal
Vad ska ett personuppgiftsbiträdesavtal innehålla enligt GDPR? Ett personuppgiftsbiträdesavtal (DPA) förkortas ofta PUB-avtal på svenska. Personuppgiftbiträdesavtalet är ett avtal som reglerar förhållandet mellan en personuppgiftsansvarig och ett personuppgiftsbiträde vad gäller den personuppgiftsbehandling biträdet gör för den ansvarige. Ett personuppgiftsbiträdesavtal på engelska kallas för Data Processing Agreement, ofta förkortat DPA, och används när någon av parterna är internationell eller avtalet skrivs på engelska.
Personuppgiftsbiträdesavtal krävs av dataskyddsförordningen (GDPR) och syftar till att säkerställa att personuppgifter hanteras på ett lagenligt och säkert sätt när en verksamhet anlitar en extern part för att behandla personuppgifter på dess vägnar. Det är inte ovanligt att personuppgiftbiträdesavtalet läggs som en bilaga till ett huvudavtal och därmed förpliktigas personuppgiftsbiträdet att följa dess innehåll med avseende på personuppgiftsbehandlingen.
Vilka parter träffar ett personuppgiftsbiträdesavtal enligt GDPR? Personuppgiftsbiträdesavtalet definierar rollerna och ansvaret för både den personuppgiftsansvarige och personuppgiftsbiträdet. Den personuppgiftsansvarige är den organisation som bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifter, medan personuppgiftsbiträdet är den part som behandlar personuppgifterna på uppdrag av den personuppgiftsansvarige. Avtalet ska innehålla specifika instruktioner om behandlingen av personuppgifterna, vilka säkerhetsåtgärder som ska vidtas och hur personuppgiftsbiträdet ska stödja den personuppgiftsansvarige i att uppfylla dess skyldigheter enligt GDPR.
GDPR personuppgiftsbiträdesavtal mall: Ett personuppgiftbiträdesavtal skrivs ofta utifrån en personuppgiftsbiträdesavtalsmall. Vi har en mall för personuppgiftbiträdesavtal och säkerställer att mallarna anpassas till just er situation. Vi har även personuppgiftsbiträdesavtal på engelska, vilket är särskilt viktigt vid samarbeten med internationella kopplingar. Enklast är kanske att se dem som exempel på personuppgiftsbiträdesavtal eftersom att varje biträdesförhållande ser olika ut och därför rekommenderas det inte att ladda ner en mall online utan att den är genomgången av en GDPR-jurist.
Morling Consultings GDPR-konsulter ger löpande råd om utformning, tolkning och förhandling av personuppgiftsbiträdesavtal. Våra jurister kan stödja er organisation med att utforma skräddarsydda personuppgiftsbiträdesavtal som uppfyller alla lagkrav och samtidigt är anpassade till de specifika förutsättningarna som gäller er.
Arbetssätt för personuppgiftsbiträdesavtal
Vi omsätter GDPR kraven till konkreta avtalskrav som går att följa upp i praktiken inklusive instruktioner, säkerhetsnivå och stöd vid registrerades rättigheter.
Vi justerar detaljeringsgrad och ansvarstaganden utifrån typ av personuppgifter, omfattning och upplägg så att avtalet blir genomförbart utan att bli tandlöst.
Vi formulerar villkoren och de bilagor som behövs för exempelvis beskrivning av behandlingen och rutiner vid incidenter så att helheten fungerar även när avtalet läggs som bilaga till huvudavtal.
Vi sätter en enkel rutin för versionshantering, förändringar och återkommande översyn så att avtalet fortsätter spegla hur behandlingen faktiskt sker över tid.
Säkra era biträdesrelationer
Ett välskrivet personuppgiftsbiträdesavtal minskar oklarheter kring ansvar, instruktioner och säkerhetskrav. Gå vidare till närliggande delar som ofta behöver harmoniseras innan avtalet fungerar i praktiken. Välj de områden som matchar hur ni delar data, lagrar den och hanterar avvikelser.
Vad ska biträdesavtalet innehålla?
Avtalet ska enligt GDPR innehålla vissa grundläggande uppgifter och villkor. Ett personuppgiftsbiträdesavtal reglerar exempelvis:
- föremålet för behandlingen,
- behandlingens varaktighet,
- art och ändamål,
- typen av personuppgifter som behandlas,
- kategorier av registrerade,
- den personuppgiftsansvariges skyldigheter och rättigheter,
- hur personuppgiftsbiträdet ska hantera förfrågningar från registrerade individer, samt
- hur personuppgiftsbiträdet ska agera vid en eventuell personuppgiftsincident.
Utöver dessa punkter är det viktigt att anpassa avtalet efter den specifika verksamhetens behov och risker. Ett tydligt och väl utformat personuppgiftsbiträdesavtal minskar risken för missförstånd och bidrar till en trygg och laglig behandling av personuppgifter.
tydliggöra ansvaret
Varför är personuppgiftsbiträdesavtal viktiga?
I ett personuppgiftsbiträdesavtal regleras centrala aspekter för att säkerställa dataskydd och integritet vid outsourcing av databehandling. Avtalet är inte enbart ett lagstadgat krav enligt GDPR, utan klargör även ansvar och främjar ansvarsfull hantering av personuppgifter.
Genom att tydligt definiera ansvarsfördelningen mellan parterna hjälper avtalet till att förebygga missförstånd och potentiella personuppgiftsincidenter och skulle en incident ske reglerar det hur biträdet ska agera. Det är personuppgiftbiträdesavtalet som ger den personuppgiftsansvarige kontroll över hur personuppgifterna som denne ansvarar för behandlas när behandlingen sker av en tredje part. För personuppgiftsbiträdet ger avtalet en tydlig ram för hur det ska utföra personuppgiftsbehandlingen, vilket minskar risken för oavsiktliga överträdelser av dataskyddslagstiftningen.
Ett väl utformat personuppgiftsbiträdesavtal är också ett viktigt verktyg för att visa att parterna efterlever GDPR. I händelse av en granskning från dataskyddsmyndigheter kan ett korrekt avtal visa att organisationen har vidtagit nödvändiga åtgärder för att säkerställa att personuppgifterna behandlas i enlighet med Dataskyddsförordningen. En granskning kan också ske av den personuppgiftsansvarige och då kan avtalet visa om biträdet vidtagit de nödvändiga åtgärderna.
Personuppgiftsbiträdesavtalet bidrar dessutom till att bygga förtroende mellan organisationer och deras kunder eller användare. Genom att visa att dataskydd är en fråga som tas på allvar inom organisationen, kan det också stärka dess rykte och trovärdighet. Dessutom kan det underlätta att ingå avtal med nya kunder om det finns personuppgiftsbiträdesavtal anpassade för den aktuella affären.
När behövs personuppgiftsbiträdesavtal?
Ett personuppgiftsbiträdesavtal behövs när en organisation (personuppgiftsansvarig) anlitar en extern part (personuppgiftsbiträde) för att behandla personuppgifter för dess räkning. Detta är vanligt vid användning av exempelvis molntjänster, IT-support eller lönehantering. Avtalet reglerar biträdets behandling av personuppgifterna och är ett led i att efterleva kraven i GDPR.
När behövs inte personuppgiftsbiträdesavtal? Det behövs inget biträdesavtal när:
- Organisationen hanterar personuppgifter internt.
- Två parter är gemensamt personuppgiftsansvariga, i detta fall behövs istället ett avtal för gemensamt personuppgiftsansvar.
- Behandlingen omfattar inte personuppgifter, då GDPR inte tillämpas i ett sådant fall.
Det avgörande är alltså om en extern part anlitas för att behandla personuppgifter på uppdrag av den ansvarige. För att komma till svaret på när det behövs eller inte behövs ett personuppgiftsbiträdesavtal behöver alltså parternas roller vara definierade och de uppgifter som ska behandlas definierade.
Så lyckas ni med personuppgiftsbiträdesavtal
Att upprätta personuppgiftsbiträdesavtal kan vara en komplex uppgift, särskilt för samarbeten som har många olika typer av behandlingsaktiviteter. En vanlig utmaning är att hitta rätt balans mellan att vara tillräckligt detaljerad för att uppfylla lagkraven och samtidigt tillräckligt flexibel för att hantera förändringar i databehandlingen över tid.
En annan utmaning är att säkerställa att avtalet faktiskt följs i praktiken. Det räcker inte att bara ha ett avtal på plats, både den personuppgiftsansvarige och personuppgiftsbiträdet måste aktivt arbeta för att implementera de överenskomna åtgärderna och rutinerna.
För att hantera dessa utmaningar är det viktigt att involvera relevanta intressenter från både juridiska och tekniska perspektiv när personuppgiftsbiträdesavtal utformas och förhandlas. Regelbunden översyn och uppdatering av avtalen är också viktigt för att säkerställa att de förblir relevanta och effektiva över tid.
Personuppgiftsbiträdesavtalets betydelse kan sammanfattas som följer:
- En central del av en organisations dataskyddsarbete.
- Bidrar med struktur och tydlighet i behandlingen av personuppgifter.
- Hjälper företag och organisationer att uppfylla sina juridiska skyldigheter.
- Bidrar till att bygga förtroende med omvärlden.
- Positionerar er som en ansvarstagande organisation.
Morling Consulting kan inte bara hjälpa till med att utforma personuppgiftsbiträdesavtalen, utan erbjuder också GDPR-rådgivning om hur GDPR bäst implementeras och upprätthålls i praktiken. Kontakta oss och få svar på era frågor, vi kan hjälpa till!
Vanliga frågor och svar om personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal)
Ett personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal eller DPA på Engelska) är ett avtal mellan en personuppgiftsansvarig och ett personuppgiftsbiträde, som reglerar hur personuppgifter får behandlas på uppdrag av den ansvarige. GDPR kräver att ett sådant avtal finns för att skydda den registrerades rättigheter och säkerställa att databehandlingen sker enligt regelverket.
Ett personuppgiftsbiträdesavtal måste ingås när en organisation (den personuppgiftsansvarige) anlitar en extern part (personuppgiftsbiträdet) som behandlar personuppgifter för organisationens räkning. Exempel på situationer där det krävs:
- Vid användning av molntjänster eller externa IT-leverantörer.
- När lönesystem, HR-plattformar eller CRM-system hanteras av externa leverantörer.
- Vid outsourcing av kundtjänst eller supportfunktioner.
Enligt artikel 28 i GDPR ska ett personuppgiftsbiträdesavtal innehålla flera specifika delar. Bland annat ska det:
- Ange typen av personuppgifter och kategorier av registrerade.
- Beskriva säkerhetsåtgärder som ska tillämpas.
- Reglera biträdets skyldigheter och instruktioner.
- Reglera hantering av personuppgiftsincidenter och förfrågningar från registrerade.
- Tydliggöra hur och när uppgifterna ska raderas eller återlämnas efter uppdragets slut.
Ett personuppgiftsbiträdesavtal används när en extern part behandlar personuppgifter på uppdrag av den personuppgiftsansvarige. Ett avtal om gemensamt personuppgiftsansvar används däremot när två parter tillsammans bestämmer ändamål och medel för behandlingen. Då delar de på ansvaret enligt GDPR.
Morling Consulting erbjuder företag och organisationer juridisk rådgivning inom GDPR och stödjer vid utformning, granskning och förhandling av personuppgiftsbiträdesavtal. Vi hjälper er med:
- Granskning och anpassning av befintliga biträdesavtal.
- Framtagning av skräddarsydda avtal utifrån er verksamhet.
- Förhandling med leverantörer eller samarbetspartners.
- Utbildning och löpande rådgivning för att säkerställa efterlevnad.
- Internationella biträdesförhållanden och överföringar utanför EU.
På Morling Consulting har vi lång erfarenhet av att hjälpa företag och organisationer i olika branscher med personuppgiftsbiträdesavtal. Några exempel på hur vår rådgivning kan se ut i praktiken:
- Molntjänstavtal för SaaS-leverantörer: Vi granskar och anpassar personuppgiftsbiträdesavtal för att säkerställa att både leverantören och kunden uppfyller GDPR-kraven vid behandling i molnet.
- IT-outsourcing: Vi bistår vid förhandling av biträdesavtal, inklusive incidenthantering och tredjelandsöverföringar.
- Internationella samarbeten: Vi hjälper svenska företag som arbetar med globala partners att ta fram DPA:er som uppfyller GDPR.
- Revision och uppföljning: Vi erbjuder juridisk genomgång av befintliga avtal för att identifiera risker och säkerställa att avtalen följs i praktiken.
Oavsett om ni behöver stöd med ett enskilt avtal eller med att ta fram ett internt ramverk för biträdesrelationer, kan våra GDPR-jurister ge er trygg och affärsanpassad rådgivning.
Prata med en GDPR-jurist
Behöver ni ett personuppgiftsbiträdesavtal som fungerar i praktiken? Hör av er så tar vi det vidare.
”*” anger obligatoriska fält