Vad är ett personuppgiftsbiträde?

Personuppgiftsbiträde är en extern part som anlitas för specifika uppgifter. Det kan exempelvis avse tjänster för marknadsföring, dataanalys och administrativa system. Det innebär att när en organisation säljer en tjänst till en annan organisation där personuppgifter behandlas på uppdrag av köparen, blir säljaren personuppgiftsbiträde åt köparen.

Att personuppgifter behandlas på uppdrag av köparen innebär att säljaren ska utföra behandlingen enligt riktlinjer som satts upp av den personuppgiftsansvarige. Rollen som personuppgiftsbiträde innebär alltså att man har ett specifikt uppdrag som innebär att man utför viss personuppgiftsbehandling för den som är personuppgiftsansvarig och därmed bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifter.

När det föreligger ett så kallat biträdesförhållande är det ett krav enligt GDPR att det upprättas ett personuppgiftsbiträdesavtal. Detta dokument definierar ramarna för personuppgiftsbehandlingen, inklusive dess syfte, omfattning och vilka typer av data som berörs. Avtalet klargör också biträdets rättigheter och skyldigheter.

Utöver personuppgiftsbiträde och personuppgiftsansvarig kan i vissa fall flera parter ha ett gemensamt personuppgiftsansvar. Detta innebär att de delar ansvaret för behandling av personuppgifter och måste samarbeta för att säkerställa att alla rättsliga krav efterlevs.

Vilka skyldigheter har ett personuppgiftsbiträde?

Ett personuppgiftsbiträde måste implementera lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder som står i proportion till riskerna med databehandlingen. Detta kan innefatta kryptering, åtkomstkontroller och regelbundna säkerhetsgranskningar. Dessa åtgärder ska vara en del av den instruktion som den personuppgiftsansvarige lämnar till biträdet.

Utöver säkerhetsaspekten har personuppgiftsbiträdet en stödjande roll gentemot den personuppgiftsansvarige. Den ska bistå i hanteringen av förfrågningar från registrerade individer och i processen kring anmälan av eventuella dataintrång eller andra personuppgiftsincidenter.

Sammanfattningsvis har personuppgiftsbiträdet viktiga ansvar för att GDPR ska kunna efterlevas. Genom att följa GDPR:s riktlinjer och samarbeta nära med den personuppgiftsansvarige, bidrar de till att GDPR:s krav efterlevs. Personuppgiftsbiträdets huvudsakliga uppgifter:

• Utföra databehandling enbart enligt den personuppgiftsansvariges instruktioner.
• Upprätta och agera i enlighet med ett personuppgiftsbiträdesavtal som definierar databehandlingens syfte, omfattning och regler.
• Implementera tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter.
• Bistå den personuppgiftsansvarige vid hantering av registrerades förfrågningar om sina rättigheter.
• Bistå vid anmälan och hantering av personuppgiftsincidenter.
• Dokumentera åtgärder och processer för att visa efterlevnad av GDPR.
• Samarbeta med den personuppgiftsansvarige och dataskyddsmyndigheter vid behov.

Hur kan Morling Consulting hjälpa?

Morling Consulting kan bistå vid värdering av de olika parternas roller i ett samarbete som innefattar personuppgiftsbehandling. Att korrekt identifiera och definiera rollen som personuppgiftsansvarig, personuppgiftsbiträde eller om det är ett gemensamt personuppgiftsansvar är avgörande för att säkerställa att GDPR:s krav efterlevs.
Morling Consulting kan hjälpa till att upprätta, granska och förhandla personuppgiftbiträdesavtal samt vara ett stöd vid löpande frågor om efterlevnaden av detsamma. Genom vårt stöd minskar ni risken för att agera i strid med avtalet eller GDPR genom att känna trygghet i hur era avtal och GDPR ska tolkas. Våra tjänster inkluderar:

• Värdering av om er organisation agerar som personuppgiftsansvarig, personuppgiftsbiträde eller gemensamt personuppgiftsansvarig.
• Utformning av personuppgiftbiträdesavtal för att korrekt reglera relationen mellan parterna.
• Hjälp med att identifiera och definiera ändanål och medel för personuppgiftsbehandling.
• Rådgivning om de rättsliga skyldigheterna för varje roll.
• Rådgivning vid gemensamt personuppgiftsansvar och hur ansvaret ska fördelas mellan parterna.