GDPR-revision

En GDPR-revision har som syfte att kartlägga hur väl företaget följer de regler som gäller vid behandling av personuppgifter – inte bara formellt, utan i faktisk verksamhet. Den identifierar brister i dokumentation, rutiner och ansvarsfördelning och resulterar i en åtgärdsplan för att säkerställa efterlevnad.

En revision anpassas efter verksamhetens behov men omfattar ofta:

• Dokumentgranskning: Registerförteckningar, personuppgiftsbiträdesavtal, interna policys.
• Processgenomgång: Rutiner för samtycken, riskanalyser och hantering av registrerades rättigheter samt processen för att ta emot kunder eller medlemmar.
• Intervjuer och workshops: Med nyckelpersoner för att bedöma förståelse och implementering i praktiken.

En GDPR-revision är ett bredare begrepp som innefattar både granskning och bedömning av efterlevnaden. En GDPR gap assessment fokuserar mer specifikt på dokumentationen och kartläggningen av skillnaden mellan nuläget och de krav som ställs enligt GDPR – ett viktigt verktyg i det förebyggande dataskyddsarbetet.

Det är vanligt att vissa typer av brister återkommer vid granskningar av organisationers efterlevnad av dataskyddsförordningen. Vanliga brister inkluderar:

• Avsaknad av uppdaterad dokumentation: Exempelvis saknas eller är registerförteckningen föråldrad.
• Otydlig ansvarsfördelning: Det är oklart vem som ansvarar för dataskydd inom organisationen.
• Otillräckliga rutiner: För incidentrapportering, hantering av registrerades rättigheter och hantering av känsliga uppgifter.

Det finns inget formellt krav på intervall, men en årlig revision rekommenderas – särskilt om verksamheten förändras snabbt eller behandlar känsliga personuppgifter. Vid större förändringar, såsom införande av nya IT-system eller inträde på nya marknader, bör en ny revision övervägas. Löpande uppdatering av GDPR GAP-analys är däremot att rekommendera i organisationer med omfattande personuppgiftsbehandling. 

Ja, även mindre företag är skyldiga att följa GDPR. Även om omfattningen kan anpassas, behöver alla företag säkerställa att personuppgifter hanteras lagligt och säkert. En GAP-analys hjälper till att identifiera risker även i mindre verksamheter, där resurser för dataskydd ofta är begränsade.

Börja med att samla in aktuell dokumentation: registerförteckningar, biträdesavtal, interna riktlinjer och tidigare genomförda analyser. Se över om det finns rutiner för hantering av rättigheter, incidenter och samtycken. Det underlättar att ha en intern kontaktperson som kan samordna arbetet. 

Efter en audit får företaget dokumentation med identifierade brister och konkreta rekommendationer. Dokumentationen kan exempelvis vara i formatet av en rapport eller en GAP-analys, kompletterat med en konkret åtgärdsplan. Målet är att ta fram en åtgärdsplan som stärker efterlevnaden och minskar risken för framtida ingripanden från tillsynsmyndigheten. På Morling Consulting hjälper vi gärna till att genomföra och följa upp dessa åtgärder.

Om det har gått mer än ett år sedan en genomlysning av dataskyddsarbetet, eller om verksamheten har förändrats – exempelvis genom nya system, leverantörer eller affärsmodeller – är det ofta dags för en revision. Även om ni inte haft incidenter eller tillsyn tidigare, är en GDPR-revision ett sätt att säkerställa att ni fortfarande lever upp till kraven i praktiken.

Ett vanligt misstag är att se revisionen som en engångsåtgärd. För att uppnå faktisk regelefterlevnad behöver identifierade åtgärder också följas upp, dokumenteras och implementeras i verksamhetens processer. Därför är det viktigt att det finns en ansvarig funktion med tillgängliga resurser och en tydlig handlingsplan.

Det är möjligt att genomföra en intern kartläggning av arbetet med dataskydd, särskilt i mindre organisationer. Dock finns risk att interna granskningar missar vissa brister, särskilt om dokumentation och processer har vuxit fram organiskt. En extern part ger ett oberoende perspektiv, vilket ofta ökar både kvaliteten och trovärdigheten i resultatet – särskilt vid kontakt med tillsynsmyndigheter eller kunder.

Rådgivningen anpassas alltid efter verksamhetens storlek, bransch och risknivå. Exempel på insatser som kan ingå i ett uppdrag:

Ett revisionsuppdrag kan omfatta olika delar beroende på organisationens behov. Exempel på vad som kan ingå:

• Förberedande dokumentgranskning med fokus på personuppgiftsbiträdesavtal, registerförteckningar och interna riktlinjer.
• Samtal med nyckelpersoner för att bedöma hur dataskyddsarbetet fungerar i praktiken.
• Analys av rutiner för hantering av registrerades rättigheter, samtycken och incidenter.
• Bedömning av efterlevnad mot centrala GDPR-artiklar och framtagande av en åtgärdsplan.
• Rekommendationer för intern styrning, ansvarsfördelning och behov av ytterligare utbildningsinsatser.

Revisionen resulterar i ett underlag som kan ligga till grund för både prioriterade åtgärder och strategiska beslut kring dataskydd. Underlaget kan utgöras av exempelvis en GAP-analys. Genom en strukturerad genomlysning får företaget en tydlig bild av nuläget och en konkret åtgärdsplan för att stärka sin GDPR-efterlevnad.