Gemensamt personuppgiftsansvar
Våra jurister bedömer gemensamt personuppgiftsansvar och tar fram nödvändig dokumentation
Vi förklarar – vad betyder gemensamt personuppgiftsansvar?
Gemensamt personuppgiftsansvar innebär att flera parter tillsammans bestämmer hur och varför personuppgifter behandlas. Detta följer av artikel 26 i GDPR och innebär att de gemensamt ansvariga måste fördela sina skyldigheter på ett tydligt sätt. En jurist inom GDPR kan hjälpa till att utforma ett samarbetsavtal som uppfyller dessa krav. Gemensamt personuppgiftsansvar förekommer inom samarbeten mellan företag, myndigheter eller organisationer som hanterar personuppgifter för gemensamma syften.
När blir frågan om gemensamt personuppgiftsansvar aktuell?
Frågan uppkommer när flera aktörer samarbetar och delar ansvar för personuppgifter. Det kan handla om allt från gemensamma marknadsföringsinsatser till gemensamma IT-system eller delade kundregister. Om mer än en part påverkar hur uppgifterna samlas in, används eller lagras, kan de vara gemensamt personuppgiftsansvariga. Detta kräver en tydlig överenskommelse om respektive parts ansvar och kommunikation med de registrerade.
Att tänka på kring gemensamt personuppgiftsansvar
Vid gemensamt personuppgiftsansvar är det avgörande att tydligt reglera ansvarsfördelningen mellan parterna. Följande punkter är centrala att beakta i sådana situationer:
- Upprätta ett skriftligt avtal som anger vem som ansvarar för olika delar av behandlingen.
- Säkerställ att de registrerade informeras på ett transparent sätt om vem de kan vända sig till vid frågor.
- Se till att varje part uppfyller sina skyldigheter enligt GDPR, exempelvis artikel 13–15 om information till registrerade.
- Genomför gemensamma riskbedömningar för att identifiera eventuella brister i dataskyddet.
- Utforma rutiner för hantering av personuppgiftsincidenter och registrerades rättigheter.
- Se till att parterna har en gemensam förståelse för rättslig grund, lagringstider och säkerhetsnivåer.
En genomarbetad ansvarsfördelning stärker förtroendet och underlättar vid tillsyn från Integritetsskyddsmyndigheten.
Gemensamt personuppgiftsansvar
Varför är gemensamt personuppgiftsansvar viktigt?
Gemensamt personuppgiftsansvar säkerställer att alla aktörer som bestämmer ändamål och medel för behandlingen tar sitt ansvar. Det förhindrar att saker faller mellan stolarna, att någon part undgår skyldigheter och skapar tydlighet kring rättigheter och skyldigheter gentemot de registrerade. När ansvaret delas bidrar det till bättre efterlevnad av GDPR och minskar risken för otydlighet i kommunikationen till de registrerade.
För organisationer som samarbetar om personuppgifter är detta centralt för att upprätthålla korrekt efterlevnad av dataskyddsförordningen och för att stärka tilliten mellan parterna. Det är också en förutsättning för att undvika administrativa sanktionsavgifter och säkerställa att alla parter agerar i enlighet med GDPR:s grundprinciper.
Vanliga frågor och svar om gemensamt personuppgiftsansvar
Organisationer bör analysera sina samarbeten för att avgöra om de bestämmer ändamål och medel för någon behandling gemensamt.
- Det underlättar korrekt ansvarsfördelning.
- Det bidrar till tydlig kommunikation gentemot registrerade.
- Det minskar risken för sanktioner vid bristande efterlevnad.
- Det stärker förtroendet i samarbeten som innefattar personuppgifter.
Det innebär att två eller flera aktörer tillsammans bestämmer ändamål och medel för behandling av personuppgifter.
Parter anses vara gemensamt ansvariga när båda har inflytande över hur och varför personuppgifter behandlas. Det räcker inte att enbart använda samma system eller plattform.
Avtalet ska tydligt reglera varje parts ansvar. Det bör bland annat ange vem som ska ha system för att hanterar de registrerades rättigheter och vilken information som ska ges till de registrerade.
- Ange ansvarsfördelning för olika typer av behandlingar.
- Beskriv rutiner för hantering av personuppgiftsincidenter.
- Se till att kontaktuppgifter till de gemensamt ansvariga är tillgängliga för registrerade.
För att leva upp till ansvarsskyldighet (krav enligt GDPR) behöver de personuppgiftsansvariga dokumentera överenskommelsen om ansvarsfördelningen, vilket lämpligen görs i ett avtal om gemensamt personuppgiftsansvar. Om ansvarsfördelningen är otydlig kan saker dessutom falla mellan stolarna och leda till överträdelser. Detta kan i sin tur leda till sanktionsavgifter och skada organisationens anseende.
Vid gemensamt ansvar bestämmer båda parter över behandlingen, medan ett personuppgiftsbiträde endast behandlar uppgifter på uppdrag av en personuppgiftsansvarig.
- Gemensamt ansvar: båda bestämmer ändamål och medel.
- Personuppgiftsbiträde: agerar enligt instruktioner från den ansvarige.
- Personuppgiftsbiträdesavtal krävs när det rör sig om biträdesrelation.
Läs mer om våra tjänster
GDPR-jurist
Ta hjälp av Morling Consultings GDPR-jurister när frågor om personuppgifter behöver drivas affärsnära med tydlig kontroll på risk. Vi stöttar i styrning, avtal, informationsgivning och biträden, så att organisationen håller linjen mot registrerade och IMY.
Konsekvensbedömning
Vi tar fram er konsekvensbedömning när en behandling kan innebära hög risk och ett beslutsunderlag krävs. Vi genomför DPIA, identifierar risker och tar fram åtgärder och dokumentation, så att bedömningen blir spårbar och redo vid granskning.
Incidenthantering
Morling Consulting stödjer vid incidenthantering när en personuppgiftsincident behöver hanteras snabbt och korrekt. Vi leder bedömning, åtgärdsplan och dokumentation, inklusive underlag för anmälan och kommunikation, så att verksamheten agerar samlat och minskar följdskador.
Prata med en GDPR-jurist
Behöver du bedöma gemensamt personuppgiftsansvar? Hör av dig så tar vi det vidare
”*” anger obligatoriska fält