GDPR-avtal
Vi utformar och granskar GDPR-avtal med tonvikt på ansvar, behandling och regulatorisk tydlighet
Vi förklarar – vad är ett GDPR-avtal?
Ett GDPR-avtal, även kallat personuppgiftsbiträdesavtal, avtal om gemensamt personuppgiftsansvar eller avtal om datadelning, är ett avtal som fastställer ansvar och skyldigheter mellan de olika parter som är involverade i behandling av personuppgifter. Syftet är att säkerställa att behandlingen sker i enlighet med dataskyddsförordningen (EU) 2016/679. En noggrann kartläggning av personuppgiftsflöden ligger ofta till grund för att kunna upprätta ett korrekt GDPR-avtal.
GDPR-avtalen används inom många områden, såsom molntjänster, HR-system och IT-drift. De utgör en central del i organisationers arbete med GDPR-anpassning och GDPR-revision. Ett välformulerat avtal är även en förutsättning för tydlig ansvarsfördelning och spårbarhet vid personuppgiftsbehandling.
När blir frågan om GDPR-avtal aktuell?
Frågan om GDPR-avtal blir relevant när en organisation anlitar ett externt företag eller en leverantör som behandlar personuppgifter för dess räkning. Detta omfattar till exempel IT-leverantörer, molntjänster och plattformar för marknadsföring. Även samarbeten mellan koncernbolag kan kräva ett internt GDPR-avtal för att uppfylla kraven i dataskyddsförordningen.
Utöver de juridiska kraven kan ett GDPR-avtal vara ett sätt att tydliggöra roller, ansvar och säkerhetsåtgärder parterna ska leva upp till, vilket i sin tur stärker den övergripande GDPR-efterlevnaden.
Att tänka på kring GDPR-avtal
Vid upprättande av ett GDPR-avtal finns flera praktiska moment som bör hanteras med omsorg. Nedan följer några centrala punkter som organisationer behöver beakta.
- Säkerställ att det tydligt framgår vilka roller de olika parterna har, personuppgiftsansvarig eller personuppgiftsbiträde.
- Beskriv syftet med behandlingen och vilka kategorier av personuppgifter som omfattas.
- Inkludera krav på tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder enligt artikel 32 GDPR.
- Ställ krav på rapportering vid personuppgiftsincidenter.
- Reglera underbiträden – när de får anlitas och under vilka förutsättningar.
- Inför rutiner för radering och återlämning av data när avtalet upphör.
- Dokumentera och uppdatera avtalet i samband med förändringar i behandlingen.
Genom att utforma avtalet strukturerat och uppdatera det vid behov kan organisationer undvika otydligheter och samtidigt visa på en aktiv och spårbar GDPR-efterlevnad.
GDPR-avtal
Varför är GDPR-avtal viktigt?
Ett GDPR-avtal är avgörande för att fastställa tydliga ansvarsförhållanden mellan de aktörer som behandlar personuppgifter. Det är ett juridiskt krav enligt GDPR att ha personuppgiftsbiträdesavtal och avtal om gemensamt personuppgiftsansvar för att säkerställa att personuppgifter hanteras i enlighet med gällande lagstiftning.
Utan ett giltigt GDPR-avtal riskerar organisationen både rättsliga sanktioner och ett skadat anseende. Avtalet fungerar därför som en kvalitetsstämpel på organisationens dataskyddsarbete och visar att man tar integritetsskydd på allvar.
Förutom regelefterlevnad stärker ett korrekt utformat GDPR-avtal relationen mellan parterna. Det underlättar granskning vid en framtida GDPR-revision och bidrar till en trygg hantering av personuppgifter. Tillsammans med tydlig intern GDPR-utbildning och användning av en GDPR-checklista blir avtalet en grundläggande komponent i ett hållbart dataskyddsarbete.
Vanliga frågor och svar om GDPR-avtal
Ett GDPR-avtal säkerställer att personuppgifter behandlas enligt dataskyddsförordningen och tydliggör ansvarsfördelningen mellan de parter som deltar i behandlingen.
Ett GDPR-avtal krävs när en leverantör behandlar personuppgifter för en annan parts räkning eller när det föreligger ett s.k. gemensamt personuppgiftsansvar. Det gäller exempelvis för IT-tjänster, molnlagring, lönesystem och andra personuppgiftsintensiva processer.
För att avtalet ska uppfylla kraven på ett personuppgiftsbiträdesavtal bör det innehålla vissa grundläggande delar, exempelvis:
- Beskrivning av behandlingen och dess ändamål
- Krav på säkerhetsåtgärder
- Rapportering av personuppgiftsincidenter
- Rutiner för radering och återlämning
- Rätt att genomföra revisioner
- Reglering av underbiträden och tredjelandsöverföringar
En juridisk granskning rekommenderas för att säkerställa full GDPR-efterlevnad.
Begreppen används ibland synonymt. GDPR-avtal är ett bredare uttryck, medan personuppgiftsbiträdesavtal är det avtal som ska upprättas enligt artikel 28 GDPR.
En praktisk metod är att genomföra en intern GDPR-revision och kontrollera att avtalen fortfarande motsvarar den faktiska behandlingen.
- Se över avtalets innehåll och relevans
- Granska underbiträden och säkerhetsnivåer
- Uppdatera vid förändringar i personuppgiftsflöden
Regelbunden uppföljning skapar trygghet och dokumenterad efterlevnad.
GDPR-avtal är en del av organisationens helhetsarbete med dataskyddsförordningen, där även GDPR-utbildning och GDPR-anpassning är viktiga delar. När personalen har rätt kunskap blir det enklare att identifiera risker, ställa krav på leverantörer och förstå hur avtalen skyddar både organisationen och de registrerade. Detta bidrar till ett långsiktigt och hållbart dataskyddsarbete där ansvar och rutiner hänger ihop.
Läs mer om våra tjänster
GDPR-jurist
Ta hjälp av Morling Consultings GDPR-jurister när frågor om personuppgifter behöver drivas affärsnära med tydlig kontroll på risk. Vi stöttar i styrning, avtal, informationsgivning och biträden, så att organisationen håller linjen mot registrerade och IMY.
Konsekvensbedömning
Vi tar fram er konsekvensbedömning när en behandling kan innebära hög risk och ett beslutsunderlag krävs. Vi genomför DPIA, identifierar risker och tar fram åtgärder och dokumentation, så att bedömningen blir spårbar och redo vid granskning.
Incidenthantering
Morling Consulting stödjer vid incidenthantering när en personuppgiftsincident behöver hanteras snabbt och korrekt. Vi leder bedömning, åtgärdsplan och dokumentation, inklusive underlag för anmälan och kommunikation, så att verksamheten agerar samlat och minskar följdskador.
Prata med en GDPR-jurist
Behöver du ta fram eller granska ett GDPR-avtal? Hör av dig så tar vi det vidare
”*” anger obligatoriska fält