Vanliga misstag redovisningsbyråer gör i arbetet med kundkännedom
Kundkännedom i redovisningsbyråer kan verka enkelt vid första anblick – samla in uppgifter, spara dokumentationen och gå vidare med uppdraget. Men i praktiken är det många byråer som missar viktiga moment, trots goda intentioner. En vanlig fälla är att se kundkännedomsåtgärder som en engångsinsats istället för en löpande process som följer hela kundrelationens livscykel.
Penningtvättsregelverket kräver inte bara att rätt information samlas in, utan också att den bedöms, dokumenteras och följs upp över tid. Frågan om när en redovisningsbyrå måste göra kundkännedom hänger därför nära samman med hur byrån strukturerar och tillämpar sina interna processer i praktiken. Särskilt när processerna inte är formaliserade brister ofta den inhämtade informationen och riskbedömningen. Det kan i sin tur leda till bristande spårbarhet vid en eventuell tillsyn, vilket ökar både legala och affärsmässiga risker.
Misstag som kan leda till brister i efterlevnaden av penningtvättsregelverket
Flera vanliga misstag återkommer oavsett byråns storlek eller kundprofil. De utgör sårbarheter både vid intern kontroll och vid eventuell granskning av myndigheter. Att känna till dessa svagheter är en bra att ha med sig för att bygga en motståndskraftig och praktiskt fungerande rutin för kundkännedom.
Här är några exempel att se upp för:
- Riskbedömningen görs per kund men det saknas en allmän riskbedömning.
- Verklig huvudman kontrolleras initialt men följs inte upp, exempelvis om denne har ändrats.
- Rutiner finns – men de är inte dokumenterade eller uppdaterade.
- Kundinformation sparas, men det saknas motiveringar till riskklassificeringen.
- Samma åtgärder används för alla kunder, oavsett risknivå.
- Tillsyn ses som osannolik och arbetet prioriteras därför ned.
Andra misstag som ofta förekommer är att ansvaret för kundkännedom blir personberoende och inte är fördelat tydligt i organisationen. Det gör det svårt att upprätthålla kontinuitet vid personalförändringar eller hög arbetsbelastning.
Att känna igen vanliga fallgropar är första steget mot ett mer robust arbetssätt. Nästa steg är att se över interna rutiner och säkerställa att de håller över tid. Det kan handla om att uppdatera interna instruktioner, utveckla mallar eller stärka kompetensen hos medarbetare som tillämpar penningtvättsregelverket i sin roll.
AML-jurister med erfarenhet från tillämpning av penningtvättsregelverket i redovisningsbyråer kan bidra med konkreta förbättringsförslag, granskning av befintliga rutiner och stöd vid uppbyggnad av effektiva processer. Vi hjälper till med en första genomgång av era nuvarande rutiner – tillsammans kan vi stärka ert arbete med kundkännedom och säkerställa regelefterlevnad i praktiken!
