Tilläggsavtal – när behöver avtalet kompletteras?

Företag och samarbeten ändras över tid – priser justeras, nya tjänster läggs till och samarbeten förändras. Ofta sker ändringarna i e-post eller mötesanteckningar, men den juridiska grunden är fortfarande det ursprungliga avtalet. Då kan ett väl genomtänkt tilläggsavtal vara avgörande för att undvika framtida tvister. I mer komplexa affärsrelationer kan det vara klokt att anlita en erfaren affärs- och avtalsjurist för att säkerställa att ändringarna blir korrekt reglerade.

Vad är ett tilläggsavtal?

Ett tilläggsavtal är en skriftlig överenskommelse där parterna kommer överens om att komplettera eller ändra ett befintligt avtal. I svensk avtalsrätt gäller som huvudregel avtalsfrihet, vilket innebär att parterna kan ändra sina avtal så länge båda är överens och har behörighet att företräda sina respektive bolag.

Ett tilläggsavtal ersätter normalt inte hela huvudavtalet, utan anger tydligt vilka paragrafer eller bilagor som ändras och vad som i övrigt gäller oförändrat. Tilläggsavtalet kan också innehålla en bestämmelse om företräde, exempelvis att tilläggsavtalet ska gälla framför huvudavtalet vid motstridiga regler.

Typiska situationer där tilläggsavtal är lämpliga

Tilläggsavtal används i många olika typer av affärsrelationer. Några vanliga exempel är:

• När pris- eller betalningsvillkor i ett pågående kundavtal behöver justeras.
• När avtalstiden ska förlängas utan att hela avtalet förhandlas om från början.
• När ett samarbets- eller joint venture-avtal utökas med fler tjänster, marknader eller parter.
• När ett avtal ska tas över av ett annat bolag och en formell överlåtelse av avtalet behöver till.
• När parterna vill skärpa sekretessnivån jämfört med den befintliga NDA:n, exempelvis inför att ytterligare affärshemligheter ska delas.

I alla dessa situationer går det i teorin att ”leva” på e-postväxlingar, men från ett bevis- och riskperspektiv är ett formellt tilläggsavtal oftast en bättre lösning.

Rättsliga utgångspunkter enligt svensk rätt

Enligt svensk rätt kan avtal ändras både muntligen och skriftligen, om parterna är överens. I praktiken skapar muntliga ändringar och informella överenskommelser dock stora bevissvårigheter. Om huvudavtalet dessutom innehåller en ändringsklausul – exempelvis att ”ändringar och tillägg ska göras skriftligen och undertecknas av behöriga företrädare” – bör parterna följa den för att minska risken för oklarheter.

Vid upprättandet av ett tilläggsavtal behöver man även ta hänsyn till:

• Firmateckning och behörighet hos den som ska skriva under.
• Eventuella formkrav i huvudavtalet (exempelvis skriftlig form, särskilda krav på signering).
• Hur tilläggsavtalet påverkar parternas riskfördelning, ansvar och eventuella ansvarsbegränsningar.

Bedömningen av hur ett visst tilläggsavtal ska utformas beror ofta på avtalstypen. Ett enkelt kundavtal kräver sällan samma detaljnivå som ett omfattande samarbets- eller investeringsavtal.

Vad bör ett tilläggsavtal innehålla?

Det finns ingen standard som passar alla situationer, men ett genomarbetat tilläggsavtal brukar innehålla åtminstone följande delar:

• Tydlig hänvisning till huvudavtalet (parter, datum och eventuellt avtalsnummer).
• En kort bakgrund som beskriver varför avtalet behöver kompletteras eller ändras.
• En strukturerad genomgång av vilka bestämmelser som ändras och den nya lydelsen.
• Eventuellt nya eller uppdaterade bilagor, exempelvis prisbilaga eller servicebeskrivning.
• En bestämmelse om relationen mellan huvudavtal och tilläggsavtal, exempelvis att huvudavtalet i övrigt gäller oförändrat.
• Ikraftträdandedatum och hur ändringarna ska tillämpas (framåt i tiden eller även retroaktivt).
• Underskrifter från behöriga företrädare för samtliga parter.

Genom att hålla strukturen konsekvent blir det också enklare att överblicka avtalsrelationen över tid, särskilt när flera tilläggsavtal har gjorts.

Praktiska råd för företag som ska upprätta tilläggsavtal

För att arbeta mer strukturerat med tilläggsavtal kan företag med fördel införa några enkla rutiner:

• Bestäm i avtalsrutinerna att större ändringar alltid ska ske genom tilläggsavtal, inte bara i e-post.
• Använd genomtänkta mallar och anpassa dem efter avtalstyp – kundavtal, samarbeten, sekretessavtal m.m.
• Säkerställ att rätt personer signerar, särskilt i koncerner med flera bolag och komplex firmateckning.
• Håll ordning på avtalsversioner och tillägg, exempelvis i ett avtalsregister eller systemstöd.
• Se över hela avtalsstrukturen när större förändringar ska göras, så att tilläggsavtalet inte skapar motsägelser mot andra avtal.

I mer omfattande affärsrelationer, exempelvis vid långsiktiga samarbeten, joint venture-strukturer eller större överlåtelser av kundrelationer, kan det vara klokt att låta en affärsjuridiskt inriktad jurist kvalitetssäkra tilläggsavtalen. På Morling Consulting hjälper våra avtalsjurister företag att strukturera, granska och förhandla både huvudavtal och tilläggsavtal så att risker hanteras redan innan de leder till problem i verksamheten. Här kan du läsa mer om hur våra jurister och juridiska konsulter kan stötta ditt företag i det löpande avtalsarbetet.