Risker med att kopiera en personuppgiftspolicy
Att kopiera en personuppgiftspolicy från ett annat företag eller använda en generell mall kan verka som en smidig lösning. Men varje verksamhet behandlar personuppgifter på olika sätt och därför behöver även policyn vara specifikt anpassad.
En policy som inte speglar den faktiska behandlingen av personuppgifter möter inte dataskyddsförordningens krav – därmed brister transparensen och det kan leda till oönskad uppmärksamhet av tillsynsmyndigheten men även skada kundernas förtroende. Integritetsskyddet riskerar att bli urholkat när dokumentationen inte matchar verkligheten.
När en mall för personuppgiftspolicyn inte räcker till
Mallar kan vara en utgångspunkt, men de förutsätter att du själv fyller i de detaljer som gör policyn juridiskt korrekt och verksamhetsanpassad. Om detta inte görs finns en överhängande risk att policyn blir verkningslös eller till och med vilseledande. Vanliga brister med generiska mallar:
- Personuppgiftspolicyn speglar inte vilka personuppgifter som faktiskt behandlas.
- Det saknas information om rättslig grund och lagringsperioder.
- Registerförteckningen över behandlingar saknas eller är felaktig.
- Policyn hänvisar till interna rutiner som inte existerar.
En risk med en kopierad mall är att den ofta använder generella formuleringar som exempelvis inte förklarar hur individens rättigheter faktiskt kan utövas i praktiken. Det kan leda till fler frågor från kunder och i värsta fall klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten. För att bygga förtroende behöver policyn beskriva kontaktvägar, tidsramar för svar och hur den registrerade kommer i kontakt med den person som ansvarar för dataskydd internt hos den personuppgiftsansvarige. En tydlig och verksamhetsförankrad policy gör det enklare att visa att företaget tar GDPR på allvar.
En annan vanlig miss är att en kopierad mall inte tar hänsyn till nya behandlingar som uppstår när verksamheten utvecklas. Det gör att policyn snabbt blir inaktuell och inte längre återspeglar hur personuppgifter faktiskt hanteras. För att undvika detta bör företag regelbundet se över och uppdatera sin policy i takt med att nya system, tjänster eller samarbeten införs. En kontinuerligt underhållen personuppgiftspolicy bidrar inte bara till regelefterlevnad – den stärker också förtroendet hos kunder, anställda och andra intressenter. Genom att anpassa och uppdatera policyn skapas en levande dokumentation som stödjer det dagliga dataskyddsarbetet.
På Morling Consulting hjälper våra jurister specialiserade på GDPR små och medelstora företag att ta fram en anpassad integritetsskyddspolicy och att granska befintliga dokument så att de håller juridiskt. Vi ser till att dina rutiner och policydokument samspelar med verkligheten.
