Bokföringsbyråer: Ha penningtvättsdokumentationen på plats när banken frågar
Det har blivit allt vanligare att banken efterfrågar material som visar hur bokföringsbyråer arbetar med efterlevnad av penningtvättsregelverket. När banken efterfrågar er dokumentation är det en del i att säkerställa att ni uppfyller kraven i penningtvättslagen, exempelvis att ni har genomfört en allmän riskbedömning. Finns dokumentationen visar det att ni har kontroll på penningtvättsriskerna i er verksamhet och har förutsättningar att värdera risken i era kundrelationer och transaktioner. Detta är förtroendeskapande mot banker och verksamhetens andra intressenter.
Många bokföringsbyråer erbjuder även skatterådgivning, vilket är en verksamhetsgren som omfattas av penningtvättsreglerna. Den allmänna riskbedömningen ska i det fallet alltså också täcka risker kopplade till skatterådgivning – exempelvis risker förknippade med aggressiv skatteplanering eller komplexa internationella strukturer.
Riskbedömning enligt 2 kap. penningtvättslagen – vad gäller för bokföringsbyråer?
Som bokföringsbyrå omfattas ni av kravet att utföra en allmän riskbedömning enligt 2 kap. penningtvättslagen. Ni ska identifiera risker i er verksamhet, bedöma sannolikhet och konsekvens och sedan vidta åtgärder för att förebygga penningtvätt. Dessa åtgärder måste dokumenteras i skrift och hållas uppdaterat utifrån verksamhetens utveckling och nya så kallade modus avseende penningtvätt och finansiering av terrorism.
- Identifiera kundrelationer: Beskriv riskerna i relation till kundens bransch, geografisk hemvist och transaktionsmönster.
- Bedöm risknivå: Beskriv metoden som tillämpas och gärna ge exempel såsom hög risk vid komplexa ägarstrukturer eller transaktioner från högriskländer.
- Åtgärder: När fördjupade kundkännedomsåtgärder ska vidtas, uppföljning och checklistor.
Ni bör efter genomförd riskbedömning uppdatera er interna instruktion i linje med identifierade risker och regelverkets krav samt se till att alla medarbetare känner till instruktionen. Dokumentationen fungerar både som intern styrning och som underlag vid en extern granskning från Länsstyrelsen.
När är riskbedömningen för en redovisningsbyrå tillräcklig?
Dokumentationskraven är omfattande och det krävs dessutom att den uppdateras löpande för att den ska kunna beskrivas som tillräcklig. För att dokumentation ska vara komplett krävs bland annat att metoden för att bedöma verksamhetens risker beskrivs, att rutiner för antagande och uppdatering framgår och att samtliga riskfaktorer behandlas (kunder, produkter/tjänster, distributionskanaler och geografisk exponering). Hela bedömningen måste vara anpassad för er verksamhet, så används en mall behöver den anpassas i de avseende som är relevanta för att riskbedömningen ska reflektera er verksamhet. Detta för att instruktionen sedan ska beskriva rätt åtgärder utifrån de risker som är relevanta i er verksamhet.
Redovisningsbyråer bör särskilt beakta kända modus såsom användande av falska eller bristande underlag. Detta kan indikera förekomst av osanna fakturor, manipulerade verifikat eller skentransaktioner.
Viktiga delar att beaktavid framtagande av en allmänna riskbedömningen i en redovisningsbyrå:
- Löpande uppdatering: Finns det en rutin för regelbunden uppföljning och revision?
- Dokumentation av åtgärder: Vad har ni gjort vid identifierade risker?
- Ansvarsfördelning: Vem ansvarar internt för AML-uppföljning?
När dessa delar väl är implementerade finns en stabil bas – både för intern styrning och extern granskning av banken eller Länsstyrelsen.
Råd inför bokföringsbyråns kontakt med banken
Innan ni kontaktar banken är det bra att göra en intern genomgång av er dokumentation där det säkerställs att den allmänna riskbedömningen är aktuell och att åtgärderna är tydligt dokumenterade. Det gör dialogen med banken effektivare och stärker ert förtroende om de skulle ha efterföljande frågor. Konstaterar ni redan vid er föregående genomgång att materialet brister eller inte är uppdaterat bör hantering av detta värderas innan materialet skickas in. I vissa fall kanske bokföringsbyrån gör bäst i att lyfta bristerna proaktivt, i andra fall håller kanske materialet tillräcklig nivå för att skickas in till banken men att en uppdatering är på sin plats. På så sätt är ni redo om banken påpekar brister eller om Länsstyrelsen inleder tillsyn.
Morling Consulting erbjuder juridisk hjälp med struktur, granskning och uppdatering av era processer med experthjälp från våra AML‑jurister. Vi hjälper också till med granskning och uppdatering av er dokumentation – där vi säkerställer att arbetet inte bara uppfyller penningtvättslagens krav utan också stödjer effektiv kundhantering och tillväxt.
Utan en korrekt och dokumenterad riskbedömning enligt penningtvättslagen kan inte en bokföringsbyrå på rätt sätt följa regelverket. Av Länsstyrelsens tillsyn framgår att verksamheter ofta saknar denna dokumentation och det resulterar tyvärr ofta i sanktionsavgifter. Vi hjälper er att genomföra en riskbedömning och instruktion som håller för granskning!
