Penningtvätt varuhandel

Varuhandlare som genomför eller kan komma att genomföra kontanttransaktioner på motsvarande 5 000 euro eller mer omfattas av penningtvättsregelverket. Det gäller både en enstaka transaktion och när flera transaktioner har eller kan antas ha samband med varandra.

För verksamheten handlar regelverket alltså inte bara om att identifiera gränsvärdet och hålla sig under det i varje enskild transaktion. Den praktiska tillämpningen bygger på att företaget kan identifiera relevanta transaktioner, förstå hur den egna verksamheten kan utnyttjas för penningtvätt eller finansiering av terrorism och omsätta den bedömningen i kundkännedom, granskning, dokumentation och interna rutiner.

Den nationella riskbilden ger samtidigt konkret vägledning om vilka affärsupplägg som kan behöva uppmärksammas särskilt. Handel med exempelvis bilar, klockor, smycken, guld och andra värdebeständiga varor illustrerar hur produkter, betalningssätt och kundbeteenden behöver bedömas tillsammans.

Regelverket behöver kopplas till verksamheten

En central utgångspunkt i penningtvättsregelverket är det riskbaserade arbetssättet. Det innebär att företagets åtgärder ska utformas utifrån de risker som finns i den egna verksamheten.

Den allmänna riskbedömningen får därför en praktisk funktion. Den ska hjälpa verksamheten att identifiera var exponeringen finns och vilka kontroller som behövs.

För en varuhandlare kan analysen exempelvis omfatta:

• vilka varor som säljs och hur lätt de kan omsättas vidare,
• vilka belopp som normalt förekommer,
• om samma kund kan genomföra flera närliggande köp,
• om tredje man kan betala för ett köp,
• hur returer och återbetalningar genomförs,
• om presentkort eller andra värdebärare används, och
• om verksamheten har internationella köp, försäljningar eller betalningsflöden.

När dessa frågor dokumenteras och kopplas till konkreta rutiner blir riskbedömningen ett verktyg för den löpande tillämpningen av regelverket.

Gränsvärdet på 5 000 euro behöver tillämpas i sitt sammanhang

För yrkesmässig handel med varor är kontanttransaktioner motsvarande 5 000 euro en central del av regelverkets tillämpningsområde. Det är samtidigt viktigt att bedömningen inte begränsas till varje betalning för sig.

Även flera transaktioner som har eller kan antas ha samband med varandra behöver beaktas. Det innebär att verksamheten behöver kunna identifiera situationer där flera köp egentligen är ett samlat köp som delats upp i flera mindre transaktioner.

Ett exempel är köp av flera presentkort vid olika tillfällen, där varje köp ligger under gränsvärdet men presentkorten senare används tillsammans för att köpa en dyrare vara. Ett sådant upplägg illustrerar varför transaktionens sammanhang är lika viktigt som det enskilda beloppet.

En tydlig process bör därför ange när flera betalningar ska bedömas tillsammans, vilka uppgifter som ska dokumenteras och när en transaktion behöver granskas närmare.

Kundkännedom blir en praktisk del av transaktionsprocessen

När förutsättningarna i penningtvättsregelverket är uppfyllda behöver verksamheten vidta relevanta åtgärder för kundkännedom. I praktiken innebär det att företaget behöver ha en fungerande process för att identifiera kunden och, när regelverket kräver det, förstå vem kunden agerar för och hur affärsförbindelsen eller transaktionen är upplagd.

Hur omfattande åtgärderna behöver vara beror på den risk som verksamheten identifierar. Ett köp som ligger i linje med verksamhetens normala kund- och transaktionsmönster kan motivera en annan hantering än ett upplägg där flera riskfaktorer förekommer samtidigt.

Sådana faktorer kan exempelvis vara:

• stora eller ovanliga kontantbetalningar,
• betalning från någon annan än köparen,
• flera närliggande köp eller betalningar,
• ett pris eller upplägg som saknar tydlig kommersiell förklaring,
• snabb vidareförsäljning av värdebeständiga varor, eller
• internationella transaktioner som inte stämmer med kundens eller affärens normala profil.

Med en tydlig beslutsordning blir det enklare för medarbetare att avgöra när ordinarie kundkännedom är tillräcklig och när ytterligare information behöver inhämtas.

Bilhandel visar hur flera delar av regelverket möts

Bilhandel är ett tydligt exempel på en verksamhet där flera riskfaktorer kan förekomma samtidigt. En bil kan ha ett högt andrahandsvärde, handeln kan vara internationell och köpet kan involvera finansiering, handpenning eller betalning från tredje man.

Riskbilden pekar bland annat på situationer där billån har tagits på felaktiga grunder, där andra personer än kredittagaren gör betalningar och där fordon över- eller undervärderas i samband med handel mellan olika länder.

För bilhandlaren innebär en riskbaserad tillämpning att kontrollen kan behöva omfatta mer än kundens identitet. Verksamheten kan också behöva förstå betalningsflödet, vem som faktiskt finansierar köpet och om affärens ekonomiska upplägg framstår som rimligt.

En väl dokumenterad bedömning gör det enklare att visa varför en viss transaktion har hanterats på ett visst sätt.

Klockor, guld och smycken kräver fokus på varans funktion

Exklusiva klockor, guld, smycken och andra värdebeständiga varor kan fungera som värdebärare. De kan köpas för pengar med brottsligt ursprung och därefter säljas vidare, pantsättas eller föras ut ur landet.

Det innebär att riskbedömningen inte enbart bör utgå från betalningsmetoden. Även varans omsättningsbarhet och kundens agerande kan få betydelse.

En transaktion kan exempelvis motivera närmare granskning om en kund med begränsade kända ekonomiska förutsättningar genomför återkommande köp av mycket exklusiva varor eller om varorna snabbt köps och säljs vidare utan tydlig kommersiell förklaring.

Genom att definiera sådana indikatorer i interna rutiner blir det lättare att tillämpa regelverket konsekvent i den löpande verksamheten.

Internationell handel kan kräva kontroll av affärens ekonomiska logik

Vid import och export kan penningtvätt ske genom så kallad handelsbaserad penningtvätt, ofta benämnd Trade Based Money Laundering eller TBML. Exempel är över- och underfakturering, över- eller underleverans och upplägg där dokumentationen visar en handel som helt eller delvis saknar motsvarighet i verkliga varuleveranser.

För en verksamhet med internationell handel kan den praktiska tillämpningen därför innebära att fler uppgifter behöver jämföras. Avtal, fakturor, betalningar, transportdokument och uppgifter om varans värde kan tillsammans ge ett bättre underlag för att bedöma om transaktionen har en rimlig affärsmässig förklaring.

Så kan regelverket byggas in i den dagliga processen

Ett effektivt AML-arbete blir enklare när kraven integreras i företagets befintliga försäljnings- och betalningsprocesser.

Praktiska kontrollpunkter är att verksamheten har rutiner för:

• att identifiera kontanttransaktioner som når relevant gränsvärde,
• att koppla samman transaktioner som kan ha samband med varandra,
• att avgöra när kundkännedom ska genomföras,
• att dokumentera relevanta kund- och transaktionsuppgifter,
• att identifiera tredjepartsbetalningar och ovanliga betalningsmönster,
• att hantera returer och återbetalningar på ett spårbart sätt,
• att eskalera avvikande transaktioner för fördjupad granskning, och
• att hantera misstanke och rapportering enligt penningtvättsregelverket.

Rutinerna behöver samtidigt anpassas efter verksamhetens storlek och riskprofil. En mindre butik och en större internationell bilhandlare kan därför behöva olika kontrollnivåer även om båda omfattas av samma grundläggande regelverk.

Riskbedömningen ska styra den faktiska tillämpningen

Det praktiska värdet av en allmän riskbedömning uppstår först när den påverkar hur verksamheten faktiskt arbetar.

Om bedömningen exempelvis visar att tredjepartsbetalningar, internationella affärer eller återkommande kontantköp innebär en högre risk behöver detta avspeglas i rutiner, kontrollnivåer och beslutsvägar.

Samma sak gäller när verksamheten förändras. Nya produkter, betalningslösningar, kundgrupper eller geografiska marknader kan förändra riskbilden och motivera en uppdaterad bedömning.

Med rätt struktur blir det enklare att skapa en tydlig kedja från riskbedömning till kundkännedom, granskning, beslut och dokumentation. Det ger både bättre regelefterlevnad och ett mer konsekvent beslutsstöd i verksamheten.

Morling Consultings AML-jurister och experter på penningtvättsregelverket hjälper företag att omsätta regelverkets krav i riskbedömningar, rutiner och praktiska kontrollprocesser. Arbetet ger verksamheten tydligare beslutsvägar och bättre underlag för den löpande tillämpningen. Läs mer om våra tjänster här.