Till vem ska man rapportera misstanke om penningtvätt? 

När en medarbetare får misstanke om penningtvätt uppstår ofta den praktiska frågan: till vem ska man rapportera misstanken – internt, externt, eller båda? I verksamheter som omfattas av penningtvättslagen är svaret i grunden reglerat i lag, men kräver tydliga interna rutiner. Vid osäkerhet kan det vara klokt att tidigt ta stöd av en erfaren AML-jurist.

Den här artikeln utgår från svensk rätt, framför allt penningtvättslagen (2017:630), och berör även den kommande EU-förordningen AMLR som ska harmonisera regelverket inom EU.

Vad innebär rapporteringsskyldigheten enligt penningtvättslagen?

Verksamhetsutövare som omfattas av penningtvättslagen, exempelvis revisions- och bokföringsbyråer, banker, betaltjänstleverantörer, fastighetsmäklare, vissa finansiella institut och rådgivare är skyldiga att rapportera misstänkt penningtvätt och finansiering av terrorism.

Skyldigheten uppkommer när det finns skälig grund att misstänka att:

• en kunds transaktion eller aktivitet kan utgöra penningtvätt eller finansiering av terrorism, eller
• medel som hanteras kommer från brott eller brottslig verksamhet.

När misstanke har uppstått ska rapportering ske utan dröjsmål. Samtidigt får man som huvudregel inte informera kunden om att en utredning skett eller att rapportering övervägs eller har skett (så kallat “tipping off”-förbud).

Till vem rapporterar medarbetaren internt?

En enskild medarbetare rapporterar normalt inte direkt till Finanspolisen. I stället ska det finnas en intern rapporteringsväg. Penningtvättslagen kräver att verksamhetsutövaren utser en eller flera personer med särskilt ansvar för frågor om penningtvätt, exempelvis:

• centralt funktionsansvarig för att utföra vissa arbetsuppgifter inom AML,
• rapportansvarig eller AML-ansvarig, eller
• annan utsedd befattningshavare enligt interna riktlinjer.

Medarbetaren ska enligt interna rutiner rapportera sina iakttagelser till denna funktion. Det är sedan den ansvariga funktionen som gör den rättsliga bedömningen av om en extern rapport ska lämnas till Finanspolisen.

Det är därför viktigt att interna rutiner tydligt anger:

• vem eller vilka som tar emot interna rapporter om misstanke,
• hur rapporteringen praktiskt ska ske,
• vilken information som minst ska finnas med, och
• att medarbetare inte själva ska avgöra om misstanken är “tillräckligt stark” – det är en uppgift för den AML-ansvariga funktionen.

Till vem rapporterar verksamheten externt?

När den interna funktionen bedömer att det finns rapporteringspliktig misstanke ska verksamhetsutövaren rapportera externt till Finanspolisen, som är en del av Polismyndigheten. Rapporteringen sker normalt elektroniskt via Finanspolisens system, för närvarande i goAML.

Några viktiga punkter:

• Rapporteringen ska ske skyndsamt när misstanke uppstått.
• Rapporten ska vara så informativ som möjligt, med relevanta fakta och observationer.
• Om en planerad transaktion misstänks avse penningtvätt ska den som utgångspunkt inte genomföras, om det kan ske utan att tipping off-förbudet åsidosätts.

Det är alltså inte korrekt att en enskild medarbetare “nöjer sig” med att prata med närmaste chef eller bara dokumentera i ett ärendesystem. En del av kravet enligt penningtvättslagen är att rapportering genomförs till Finanspolisen när misstankegraden “skälig grund” har nåtts.

Vart ska man inte rapportera misstanke om penningtvätt?

Minst lika viktigt som att veta vem som är rätt mottagare är att veta vem som inte är det. Felaktig hantering kan öka risken för både rättsliga och affärsmässiga problem.

• Man ska inte informera kunden om att en misstanke föreligger eller att rapportering skett (tipping off-förbud).
• Man ska inte rapportera till andra externa aktörer, exempelvis leverantörer eller media.
• Man ska inte “avstå” från rapportering med hänvisning till affärsrelation eller kundens betydelse för verksamheten.

Styrelse och ledning ska ha övergripande insyn i AML-arbetet, men de ersätter inte den lagstadgade rapporteringen till Finanspolisen.

Hur påverkar den kommande EU-förordningen AMLR?

AMLR (Anti-Money Laundering Regulation) är en kommande EU-förordning som syftar till att harmonisera penningtvättsreglerna inom EU. När den börjar gälla kommer många regler att bli direkt tillämpliga i Sverige.

Grundprincipen om rapportering av misstänkt penningtvätt till nationella finansunderrättelseenheter (FIU), såsom Finanspolisen, består. Däremot kan AMLR innebära:

• mer detaljerade krav på hur rapporteringen ska ske,
• ytterligare krav på intern styrning och kontroll, och
• mer enhetliga standarder inom EU för hur verksamhetsutövare organiserar sitt AML-arbete.

För svenska verksamhetsutövare innebär det att befintliga rutiner för intern och extern rapportering kan behöva ses över i ljuset av AMLR när förordningen genomförs fullt ut.

Praktiska rekommendationer för rapportering av misstanke

För att säkerställa att rapporteringsskyldigheten uppfylls i praktiken behöver verksamheten kombinera juridiska krav med tydliga interna arbetssätt. Några centrala åtgärder är:

• Uppdatera interna AML-rutiner så att det framgår exakt till vem medarbetare ska rapportera misstanke internt.
• Säkerställ att roller som AML-ansvarig och rapportansvarig är tydligt definierade och dokumenterade.
• Utbilda medarbetare återkommande i när misstanke uppstår, vad de ska göra och vad de uttryckligen inte får göra.
• Testa processen för rapportering genom interna kontroller eller övningar, så att flaskhalsar eller otydligheter upptäcks i tid.
• Följ utvecklingen av AMLR och annan EU-reglering, så att rutinerna hålls aktuella.

En väl fungerande process för rapportering är inte bara en fråga om regelefterlevnad. Den minskar risken för att verksamheten utnyttjas för brott, skyddar mot sanktionsavgifter och stärker förtroendet hos kunder, ägare och tillsynsmyndigheter.

För verksamheter som vill säkerställa att rutinerna för rapportering av misstanker är robusta och uppdaterade kan det vara värdefullt att ta in extern juridisk kompetens. På Morling Consulting arbetar experter på penningtvättsregelverket som stöttar företag med att analysera och utveckla styrdokument, rapporteringsprocesser och utbildningsinsatser.