Jurist på deltid

”Ta in jurist tidigt” är ett vanligt råd. Ofta är det ett bra råd. Men tidigt är inte alltid samma sak som så tidigt som möjligt.

En jurist skapar störst värde när det finns något konkret att bedöma – samtidigt som verksamheten fortfarande har handlingsutrymme. Om de kommersiella förutsättningarna ännu inte finns blir juridiken hypotetisk. Om juristen kommer in först när allt redan är förhandlat kan de viktigaste vägvalen däremot vara låsta.

Den intressanta frågan är därför inte bara hur tidigt juristen involveras. Den är när juridisk kompetens ger mest värde i processen.

Tidigt är bra när det finns ett beslut att påverka

Tänk på ett nytt kund- eller leverantörsavtal. Om parterna ännu inte vet vad som ska levereras, hur priset ska sättas, hur länge samarbetet ska pågå eller vilka åtaganden som är affärskritiska finns det begränsat underlag för avtalsarbetet.

Juristen kan naturligtvis börja identifiera frågor. Men ett avtal kan inte ersätta den kommersiella diskussionen. Avtalet ska i första hand fånga den affär som parterna faktiskt vill genomföra.

När de centrala dragen börjar bli tydliga förändras situationen. Då kan juridiken hjälpa verksamheten att strukturera exempelvis ansvar, uppsägning, tillägg, immateriella rättigheter, personuppgifter, sekretess och hantering av avvikelser innan positionerna har blivit svårare att ändra.

Det är ofta ett särskilt värdefullt skede: affären har fått konturer, men den är fortfarande formbar.

För tidigt kan skapa juridik kring en affär som ännu inte finns

Det kan finnas en ambition i att involvera Legal redan från första spadtag. Men ett alltför tidigt avtalsarbete kan leda till att tid läggs på antaganden som senare ändras.

Om pris, scope, leveransmodell och ansvar fortfarande är öppna kan juristen behöva analysera flera tänkbara upplägg. Det kan vara motiverat i en strategiskt viktig eller reglerad fråga. I en mer ordinär affär kan det däremot vara effektivare att först låta verksamheten definiera de grundläggande kommersiella parametrarna.

Det betyder inte att juridiken ska hållas utanför. Det betyder att olika juridiska insatser passar vid olika tidpunkter. En kort diskussion om struktur eller regulatoriska ramar kan vara värdefull långt innan det finns anledning att börja förhandla ett fullständigt avtal.

För sent minskar handlingsutrymmet

Den motsatta ytterligheten är att juristen får ett färdigförhandlat upplägg med uppdraget att ”bara titta på avtalet”. Då kan juridiska frågor redan vara inbyggda i den kommersiella överenskommelsen.

Ett långtgående kundlöfte kan exempelvis påverka vilket ansvar företaget behöver acceptera. En viss teknisk lösning kan få betydelse för dataskydd eller informationssäkerhet. Ett önskemål om exklusivitet kan påverka företagets möjlighet att göra affärer med andra. Och en prismodell kan vara svår att bedöma isolerat från åtaganden om servicenivåer, garantier eller sanktioner.

När sådana frågor identifieras först efter att affären i praktiken är klar återstår ofta färre alternativ. En tidigare juridisk bedömning kan i stället göra frågorna till en del av affärsbeslutet.

Rätt tidpunkt beror också på vilken fråga det gäller

Alla juridiska frågor följer inte samma tidslinje. I vissa situationer är det klokt att involvera jurist redan innan verksamheten har formulerat en färdig lösning.

Det gäller särskilt när juridiken påverkar vilka alternativ som över huvud taget är möjliga. Exempel kan vara behandling av personuppgifter, verksamhet som omfattas av finansiell reglering, en planerad företagsöverlåtelse, arbetsrättsliga förändringar eller en situation där en tvist snart kan vara ett faktum.

I sådana frågor kan den juridiska analysen vara en del av själva beslutsunderlaget. Uppgiften är då inte främst att dokumentera ett redan fattat beslut, utan att hjälpa verksamheten förstå vilka handlingsalternativ som finns och hur de kan utformas.

När det finns tillräckligt med fakta och tillräckligt med handlingsutrymme

I stället för att använda ”involvera Legal tidigt” som en generell regel kan företag arbeta med en mer praktisk princip: juristen bör komma in när det finns tillräckligt med fakta för att göra en meningsfull bedömning och fortfarande tillräckligt med handlingsutrymme för att agera på den.

I en avtalsförhandling kan det exempelvis innebära att verksamheten åtminstone kan beskriva:

• vad som ska köpas, säljas eller levereras,
• vilka centrala kommersiella villkor som diskuteras,
• vilka åtaganden eller förväntningar som redan har kommunicerats,
• vilka delar som är särskilt viktiga för affären, och
• vilka frågor som fortfarande är öppna för förhandling.

Det behöver inte finnas ett färdigt term sheet. Men det bör finnas en affär att juridiskt resonera kring.

När juridiken blir en del av styrningen

Den verkliga effektiviteten kommer inte nödvändigtvis av att juristen alltid kopplas in på dag ett. Den kommer av att organisationen vet vilka frågor som ska eskaleras juridiskt och vid vilken punkt.

Det kan byggas in i verksamhetens processer. En inköpsprocess kan exempelvis ha tydliga triggers för dataskydd, informationssäkerhet, immateriella rättigheter och särskilda ansvarsåtaganden. En säljprocess kan ange när avvikelser från standardvillkor behöver juridisk bedömning. Reglerade verksamheter kan identifiera beslut där compliance eller juridik behöver vara med redan innan en lösning väljs.

Med rätt struktur slipper organisationen välja mellan ”Legal från första mötet” och ”Legal när avtalet är klart”. Juridisk kompetens används i stället där den faktiskt kan påverka utfallet.

Rätt tajming skapar bättre beslut

Det finns alltså både ett för tidigt och ett för sent. Den bästa tidpunkten ligger ofta däremellan, men den varierar med frågans komplexitet, reglering och affärsmässiga betydelse.

Det praktiska värdet ligger i att juridiken kan påverka medan alternativen fortfarande är öppna, utan att arbetet behöver baseras på en affär som ännu bara finns i teorin.

Morling Consultings avtalsjurister hjälper företag att strukturera avtalsprocesser, beslutsvägar och juridiska kontrollpunkter så att verksamheten får tydliga och användbara beslutsunderlag vid rätt tidpunkt. Läs mer om våra tjänster här.