När behöver ni ett dataskyddsombud?
Om er organisation exempelvis behandlar personuppgifter i större omfattning eller hanterar känsliga uppgifter kan ni enligt GDPR vara skyldiga att utse ett dataskyddsombud. Rollen är i vissa fall ett krav för att efterleva dataskyddsförordningen och är ett viktigt led i att säkerställa att interna processer granskas löpande. Ett dataskyddsombud fungerar även som kontaktpunkt mot Integritetsskyddsmyndigheten.
I många fall kan det vara strategiskt att utse ett dataskyddsombud även om det inte är ett lagkrav. Det bidrar till ökad trygghet, minskad risk för sanktioner och bättre styrning av hur personuppgifter behandlas. För bolag som befinner sig i en tillväxtfas kan det vara särskilt viktigt att ha en tydlig ansvarsfördelning i dataskyddsarbetet, oavsett om det är i formen av ett formellt dataskyddsombud eller en liknande konstruktion (när det inte är ett krav att utse ett dataskyddsombud).
Intern vs extern DPO – vad passar ert bolag?
Att avgöra om en intern eller extern lösning för rollen som dataskyddsombud är bäst beror på verksamhetens behov, resurser och risknivå. En intern lösning ger ofta närhet till verksamheten och möjlighet till snabbare beslut, medan en extern lösning kan ge tillgång till bredare erfarenhet och specialistkunskap. En extern lösning kan också innebära lägre kostnader för en mindre organisation som inte kan fylla ut en heltidstjänst för en specialist.
Här är några faktorer att väga in:
- Kompetensnivå: Har ni redan intern personal med rätt juridisk och teknisk kompetens?
- Oberoende: Kan ett internt ombud agera helt självständigt i sin roll?
- Kostnad: Är det mer kostnadseffektivt att köpa in tjänsten till omfattning behovet är vid var tidpunkt?
- Kontinuitet: Hur säkerställer ni långsiktig kompetensförsörjning?
Oavsett val är det avgörande att dataskyddsombudet har tillräckliga befogenheter och resurser för att utföra sitt uppdrag. Ett externt ombud kan vara särskilt värdefullt om ni har en omfattande/känslig personuppgiftsbehandling eller annars behöver neutral granskning av interna rutiner.
DPO-checklista inför en GDPR-genomlysning
Inför en GDPR-genomlysning är det viktigt att dataskyddsombudet granskar hur organisationen uppfyller GDPR. Det kan handla om att kontrollera dokumentation enligt artikel 30, säkerställa att konsekvensbedömningar är uppdaterade och att personuppgiftsbiträdesavtal är ingångna och aktuella. En väl genomförd genomlysning skapar underlag för förbättringar och minskar risken för framtida brister.
Utöver själva granskningen bör ombudet även säkerställa att rapporteringen är tydligt kommunicerad till ledningen och att eventuella brister åtgärdas skyndsamt. Genom att identifiera återkommande riskområden och följa upp tidigare åtgärder skapas en kontinuerlig förbättringscykel.
Efter genomlysningen bör företaget även fastställa en handlingsplan för kommande år. Det kan inkludera utbildningsinsatser, uppdatering av interna policyer och förbättrad incidenthantering. Vi på Morling Consulting erbjuder skräddarsydda lösningar för företag som behöver ett externt dataskyddsombud, från löpande rådgivning till fullständig DPO-funktion. Vi hjälper er att uppfylla lagkraven och stärker ert dataskyddsarbete långsiktigt.
