KYC redovisningsbyrå

Krav på kundkännedom enligt penningtvättsregelverket är i dag en självklarhet för redovisningsbyråer. Men i många byråer utförs omfattande KYC-arbete utan tydlig prissättning eller affärslogik. Det kan handla om allt från manuella kontroller till utbildning och implementering av KYC i byrån. Frågan är om byrån verkligen fångar upp dessa kostnader – eller om lönsamheten i vissa kostnader urholkas i det tysta.

Vad är det byrån faktiskt gör och tar ni betalt?

Ett strukturerat KYC-arbete består av flera återkommande moment: inhämtning av kunduppgifter, verifiering av identitet och verklig huvudman, riskbedömning, beslut om att ta in, avvisa eller behålla kund, samt löpande uppföljning och eventuell rapportering av misstankar. Allt detta tar tid och kräver rätt kompetens.

I praktiken hamnar KYC-arbetet ofta “mellan stolarna” i ekonomin:

• Det bokas inte som eget uppdrag eller separat aktivitet.
• Tidsåtgången blandas ihop med övrig kundhantering eller administration.
• Det saknas tydliga riktlinjer för hur mycket tid som är acceptabelt per kundtyp.
• Arbetet utförs av seniora medarbetare utan att det återspeglas i priset.

Resultatet blir att byrån bär en betydande, men till stor del osynlig, kostnad för regelefterlevnad, samtidigt som priset mot kund riskerar sätts som om att den kostnaden inte fanns.

KYC som dold kostnad i byråns ekonomi

För att förstå hur KYC påverkar lönsamheten behöver byrån se kundkännedom som en egen kostnadspost, inte bara som en juridisk skyldighet. Några typiska kostnadsdrivare är:

• Onboarding av nya kunder med bristfälliga underlag.
• Komplexa ägarstrukturer som kräver extra utredning.
• Återkommande uppdateringar av kundinformation och riskbedömning.
• Interna diskussioner och beslutsmöten kring högre riskkunder.
• Handläggning av misstänkta transaktioner och övervägnaden om rapportering till Finanspolisen (FIPO).

Om byrån inte sätter siffror på detta arbete blir det svårt att bedöma vilka uppdrag som faktiskt är lönsamma. Två kunder med samma arvode kan ha helt olika kostnadsbild när KYC-arbetet räknas in.

Låg- och högriskkunder – olika lönsamhetsprofiler

Penningtvättsregelverket bygger på ett riskbaserat synsätt. Det innebär att byrån ska lägga mer resurser på kunder och uppdrag där risken för penningtvätt eller finansiering av terrorism är högre, och mindre resurser där risken är låg.

Ur ett lönsamhetsperspektiv innebär detta i praktiken att:

• Lågriskkunder kräver mindre KYC-arbete över tid.
• Högriskkunder kan kräva återkommande fördjupade kontroller och omprövningar.
• Vissa kundsegment kan “äta upp” sin marginal genom höga KYC-kostnader.
• Byrån kan behöva säga nej till uppdrag där risk och kostnad inte står i proportion till nivån på arvodet.

Om prissättningen inte är differentierad efter risk blir lågriskkunder ofta med och finansierar högriskkunderna. Det kan vara affärsmässigt motiverat i vissa fall, men bör då vara ett medvetet beslut av partnerkretsen – inte en slumpmässig effekt av otydliga modeller.

Affärsmodeller för att prissätta KYC-arbetet

Det finns flera sätt att integrera KYC i byråns affärsmodell utan att skapa onödig friktion mot kunden. Några exempel är:

• Inbakad kostnad i grundpriset: KYC-arbetet kalkyleras in i timpris eller fast pris för standarduppdrag. Förutsätter att byrån har någorlunda enhetlig riskprofil i sin kundportfölj.
• Separat KYC- eller regelefterlevnadsavgift: En fast avgift per kund, exempelvis per år, som är tänkt att täcka kundkännedom, riskbedömning och löpande uppdateringar.
• Riskdifferentierad prissättning: Högre arvode eller särskilt tillägg för kunder i högre riskkategori, baserat på en strukturerad riskklassning.
• Engångsavgift vid onboarding: En startavgift när ny kund tas in, som täcker initial kundkännedom och riskbedömning.

Vilken modell som är lämplig beror på byråns storlek, kundstruktur och tjänsteutbud. Viktigt är att modellen är genomtänkt, konsekvent tillämpad och förankrad i ledningen.

Så kommunicerar ni KYC-arbetet mot kund

En vanlig oro är att kunder ska reagera negativt om byrån tar betalt för KYC-arbete. Ofta handlar det om hur arbetet presenteras. När kundkännedom framställs som ett grundläggande krav för att byrån ska kunna ta ansvar för sitt uppdrag och skydda både kunden och byrån, blir förståelsen större. En tydlig förklaring i början av relationen är ofta betydligt enklare än att i efterhand motivera dolda kostnader eller tillägg.

Praktiska steg för partnerkrets och byråledning

För partnerkrets och ekonomiansvariga är KYC i första hand en strategisk fråga: hur säkerställer ni att regelefterlevnad inte undergräver lönsamheten? Ett strukturerat angreppssätt kan bestå av:

• Kartläggning av nuvarande KYC-processer och vem som gör vad.
• Mätning av faktisk tidsåtgång per kundtyp eller riskkategori.
• Analys av vilka kundsegment som blir mindre lönsamma när KYC-kostnaden räknas in.
• Beslut om prissättningsmodell och hur den ska kommuniceras internt och externt.
• Löpande uppföljning av nyckeltal, exempelvis KYC-tid per intäktskrona eller per riskklass.

När KYC-arbetet blir en integrerad del av byråns affärsmodell med tydlig prissättning, förankrade processer och medvetna riskbeslut minskar risken för obehagliga överraskningar i både lönsamhet och tillsyn. På Morling Consulting stöttar våra AML-jurister byråer med att förena regelefterlevnad och affärsnytta, läs mer om hur vi arbetar som rådgivare inom penningtvättsregelverket och KYC-frågor.