När kundkännedom styr vilka kunder redovisningsbyrån vill ha

Kundkännedomsprocessen för redovisningsbyråer är ett lagstadgat måste enligt penningtvättsreglerna. Men samma process avgör i praktiken vilka kunder byrån faktiskt arbetar med och därmed vilken risknivå, lönsamhet och kultur verksamheten får över tid.

Kundkännedom formar byråns kundportfölj

Varje beslut om kundkännedom är också ett beslut om vilka kunder byrån väljer att ta in, behålla eller avsluta. Frågorna som ställs, hur riskklassning görs och när byrån säger nej, skapar ett mönster som definierar kundportföljen. Det handlar inte bara om regelefterlevnad utan om vilka typer av verksamheter, ägarstrukturer och affärsmodeller byrån vill förknippas med.

En byrå som konsekvent accepterar högre risk för att “inte tappa affären” bygger snabbt upp en kundstock med betydligt större regulatorisk och ryktesmässigt risk. En byrå som tvärtom har en tydligt genomförd, riskbaserad kundkännedom tenderar över tid att få en renare, mer förutsägbar och lättgranskad kundbas.

Rättsliga utgångspunkter – riskbaserat arbetssätt

Svensk penningtvättslagstiftning kräver att redovisningsbyråer arbetar riskbaserat. Det innebär i korthet att byrån måste:

• Göra en generell riskbedömning av verksamheten
• Göra individuella riskbedömningar av kunder och uppdrag
• Anpassa kundkännedomen efter risknivå
• Följa upp och ompröva kundrelationer löpande

Det riskbaserade arbetssättet lämnar utrymme för bedömningar men ansvaret för dessa bedömningar ligger på byrån. Därför behöver kundkännedomsrutiner inte bara vara juridiskt korrekta, utan också tydligt förankrade i ledningens syn på vilka kunder byrån vill arbeta med.

Från “alla kunder är välkomna” till medvetet urval

Redovisningsbyråer som historiskt haft en kultur där varje ny kund ses som välkommen har exponerat sig för risk. Penningtvättsreglerna innebär ett skifte: vissa kunder är helt enkelt inte möjligt att hjälpa, även om de skulle innebära en intäkt.

Därmed blir kundkännedom ett praktiskt verktyg för att välja vilka kunder man ska säga ja till, som ett sätt att bibehålla och utveckla en kvalitativ kundportfölj. Det blir tydligare gentemot medarbetare varför vissa uppdrag inte kan tas.

När affärsintresse och kundkännedom krockar

I praktiken uppstår ofta spänningar mellan affär och compliance. Typiska situationer är:

• En potentiellt mycket lönsam kund med komplex ägarstruktur och bristande transparens
• En befintlig kund där verksamheten förskjutits mot mer riskfyllda branscher
• Ägare eller ledning som vill “ge kunden en chans” trots otillräcklig information
• Medarbetare som upplever kundkännedomsfrågorna som relationsstörande och därför undviker dem

Utan tydliga principer från ledningen riskerar byrån att olika kundansvariga gör egna avvägningar. Det leder till ojämn kvalitet i kundkännedomen och svårigheter att motivera varför vissa kunder får fortsätta medan andra nekas.

Gör kundkännedom till en del av byråns strategi

Nyckeln är att lyfta kundkännedomen från ett operativt “papperskrav” till en del av byråns övergripande strategi. Några konkreta steg kan vara:

• Definiera vilka typer av kunder och branscher byrån aktivt vill arbeta med och vilka som är uteslutna eller kräver särskild prövning
• Koppla riskklassning och godkännande av kunder till lednings- eller styrelsenivå vid högre risk
• Förtydliga i rutinerna när kundrelationer ska omprövas eller avslutas
• Utbilda medarbetare i hur kundkännedom kan kommuniceras professionellt utan att relationen skadas
• Använda kundkännedomsdata (exempelvis risknivåer per bransch) som underlag för beslut om erbjudanden och resursfördelning

När kundkännedomsprocessen är integrerad i den kommersiella styrningen blir det lättare att stå fast vid svåra beslut. Ledningen kan då visa att en nekad kund inte är “tappad intäkt”, utan en medveten riskreducering i linje med byråns strategi.

Hur påverkas kultur, varumärke och rekrytering?

Vilka kunder byrån arbetar med påverkar inte bara risk och regelefterlevnad, utan också hur byrån uppfattas både externt och internt. En tydlig linje i kundkännedom signalerar ordning, integritet och professionalism. Det kan vara avgörande vid rekrytering av erfarna medarbetare som inte vill hamna i gråzoner, och för att vinna förtroende hos seriösa kunder som själva är hårt reglerade.

Omvänt riskerar en “allt går att lösa”-attityd kring kundkännedom att skapa en kultur där medarbetare lär sig att bortprioritera regler när de står i vägen för affären. På sikt kan det bli ett större hot mot byråns varumärke än en enskild sanktion.

Avslutande reflektion och stöd i praktiken

För redovisningsbyråer är kundkännedom inte bara en fråga om att undvika sanktioner enligt penningtvättsregelverket, utan ett sätt att styra vilka kunder man vill bygga sin verksamhet kring. Genom att göra kundkännedomsprocessen tydlig, konsekvent och förankrad i byråns strategi blir det enklare att fatta svåra beslut, stå emot kortsiktiga intressen och bygga en långsiktigt hållbar kundportfölj. På morlings.se finns mer information om hur er byrå kan få stöd av jurister med erfarenhet av både penningtvättsregelverket och affärsnära styrning.