När måste en redovisningsbyrå göra kundkännedom?
Alla redovisningsbyråer omfattas av penningtvättslagen. Det innebär bland annat ett ansvar att vidta kundkännedomsåtgärder och bedöma risken med varje kund – inte bara vid uppstart av uppdrag, utan även löpande.
Men i praktiken är det inte alltid självklart när kraven slår till. Vilka uppdrag omfattas? Vad gäller för befintliga kunder? Hur påverkas riskbedömningen av kundens verksamhet? Vi hjälper till med kundkännedom för redovisningsbyråer och med allt annat som rör penningtvättsregelverket.
För att kundkännedom ska fungera i praktiken behöver byrån dessutom ha väl utformade processer och verktyg som gör det enkelt för medarbetare att samla in och kontrollera informationen som används i kundkännedomen. Digitala lösningar kan effektivisera identifiering och riskbedömning, men det är fortfarande avgörande att det finns en medvetenhet om vad lagen kräver. Tydliga ansvarsroller internt minskar risken för att viktiga steg förbises när en ny kund onboardas eller när befintliga kundförhållanden ändras. På så sätt kan byrån visa att man arbetar proaktivt och strukturerat med att motverka penningtvätt.
Dessa situationer utlöser krav på kundkännedom
Kundkännedom ska göras innan ett nytt affärsförhållande påbörjas – men också vid vissa förändringar under kundrelationens gång. Det gäller oavsett om kunden är en enskild firma, ett aktiebolag eller en förening.
Här är exempel på situationer då kundkännedom krävs:
- Vid uppstart av ett nytt löpande uppdrag, exempelvis bokföring eller rådgivning.
- När det sker en betydande förändring i kundens verksamhet.
- Vid byte av verklig huvudman eller företrädare.
- När kundens riskprofil förändras.
- Om något i affärsrelationen väcker misstanke eller avviker från det normala.
Att känna till dessa situationer är avgörande för att uppfylla regelverket och undvika påföljder vid tillsyn av Länsstyrelsen. Samtidigt behöver åtgärderna vara effektiva och integrerade i byråns arbetssätt.
En vanlig utmaning för redovisningsbyråer är hur kundkännedomen ska följas upp över tid. Reglerna kräver att byrån håller informationen uppdaterad, särskilt vid förändringar som påverkar riskbedömningen. Det kan handla om ny ägare, expansion till nya marknader eller en plötsligt förändrad transaktionshistorik. Genom tydliga rutiner och löpande utbildning av personalen blir det enklare att upptäcka avvikelser i god tid.
Ett juridiskt stöd kan hjälpa till att tolka kraven korrekt och anpassa rutinerna efter verksamhetens behov. Våra AML-jurister erbjuder både rådgivning och hjälp att bygga upp ett hållbart arbete för att följa penningtvättsregelverket.
