Kreditprövning

Banker, kreditgivare, kreditförmedlare och andra finansiella företag behöver ofta ställa frågor om kundens ekonomi, identitet, syftet med en affär och var pengarna kommer från. För kunden kan frågorna upplevas som en och samma process, men för företaget bygger de på olika juridiska krav och olika typer av riskbedömningar. Dessutom kan uppgifter som är relevanta för det ena regelverket även vara relevanta för det andra regelverket vilket visar på att processerna kan överlappa.

Kreditprövning handlar i grunden om att bedöma återbetalningsförmåga. Kundkännedom enligt penningtvättsregelverket handlar i stället om att förstå kunden och de risker som är förknippade med affärsförbindelsen vad gäller penningtvätt och finansiering av terrorism. I praktiken sker dessa processer ofta parallellt, särskilt i digitala kundresor där flera kontroller genomförs samtidigt.

För företag som behöver strukturera kundkännedom, riskbedömning och interna rutiner enligt penningtvättsregelverket kan det vara värdefullt med stöd från en AML-jurist. Frågorna behöver också ses i ljuset av den bredare finansiella reglering som gäller för banker, kreditgivare och andra finansiella aktörer.

Varför frågorna ställs till kunder i finansiella tjänster

Frågor i finansiella kundprocesser är inte slumpmässiga. De är kopplade till rättsliga krav, intern riskhantering, konsumentskydd och krav på dokumentation och intern kontroll.

Ett företag kan behöva inhämta uppgifter om:

• inkomst och anställning,
• skulder och andra ekonomiska åtaganden,
• verksamhet eller företagsstruktur,
• syftet med ett lån eller en transaktion,
• pengarnas ursprung,
• större överföringar eller ovanliga transaktionsmönster, och
• vem som ytterst kontrollerar en juridisk person.

För finansiella företag räcker det normalt inte att endast samla in uppgifter. Det behöver också vara tydligt varför uppgifterna behövs, hur de används och vilken rättslig bedömning de är kopplade till.

Det gäller särskilt i standardiserade kundprocesser där kunden snabbt kan uppleva frågor eller dokumentkrav som otydliga eller oproportionerliga om kommunikationen brister.

Kreditprövning handlar om återbetalningsförmåga

Kreditprövning syftar till att bedöma om kunden har ekonomiska förutsättningar att fullgöra sina åtaganden. För banker och kreditgivare handlar det om att analysera om kunden sannolikt kan betala tillbaka ett lån eller hantera en kredit över tid.

Bedömningen kan omfatta:

• inkomst och anställningsförhållanden,
• befintliga skulder,
• boendekostnader och andra utgifter,
• betalningshistorik,
• ekonomiska marginaler, och
• typ av kreditprodukt och löptid.

Kreditprövningen är samtidigt en konsumentskyddande funktion. Syftet är att minska risken för överskuldsättning och olämplig kreditgivning men är också avgörande för att kreditgivaren ska kunna skydda sig mot kreditförluster.

För finansiella företag innebär det att kreditprocessen behöver vara strukturerad och spårbar. Det behöver finnas ett tillräckligt beslutsunderlag för att visa hur bedömningen genomförts och vilka uppgifter som legat till grund för beslutet.

Detta blir särskilt relevant i automatiserade eller digitala kreditflöden där stora delar av processen sker utan manuell handläggning. Automatisering kan effektivisera kundresan, men kräver samtidigt tydlig intern styrning, kvalitetskontroller och uppföljning.

Bristande kreditprövning kan i vissa situationer medföra tillsyns- och sanktionsrisker, särskilt om processerna inte anses tillräckligt robusta eller om dokumentationen är bristfällig.

Kundkännedom handlar om identitet, syfte och risk

Kundkännedom, ofta kallat KYC efter det engelska uttrycket “Know Your Customer”, bygger på penningtvättsregelverket och syftar till att företaget ska förstå vem kunden är och hur tjänsten eller affärsförbindelsen ska användas. Kundens återbetalningsförmåga står inte här i fokus, utan det handlar om att identifiera och hantera risker kopplade till penningtvätt och finansiering av terrorism.

Kundkännedom ska bland annat omfatta:

• identifiering av kunden,
• kontroll av kundens identitet,
• utredning av verkligt huvudmannaskap,
• förståelse för syftet med affärsförbindelsen,
• bedömning av medlens ursprung,
• riskklassificering av kunden, och
• löpande uppföljning av kundrelationen och transaktioner.

För finansiella företag innebär detta att kundkännedomen behöver vara riskbaserad och proportionerlig. En kund eller transaktion med låg risk kräver normalt inte samma nivå av kontroll som en situation där transaktionsmönster, geografiska faktorer eller företagsstrukturer innebär högre risk.

Samtidigt behöver företaget kunna visa att bedömningarna är genomtänkta och dokumenterade.

Skillnaden mellan kreditrisk och penningtvättsrisk

För kunder kan det vara svårt att hålla isär kreditrisk och penningtvättsrisk. Det gäller särskilt eftersom finansiella företag i vissa situationer kan vara begränsade i vad de får säga om åtgärder som rör misstänkt penningtvätt eller finansiering av terrorism. Meddelandeförbudet innebär förenklat att företaget inte får röja att en granskning, rapportering eller brottsutredning pågår eller kan komma att pågå.

Kreditrisk handlar om risken att kunden inte kan betala tillbaka ett lån eller fullgöra sina ekonomiska åtaganden. Penningtvättsrisk handlar i stället om risken att en tjänst används för att dölja pengar från brottslig verksamhet eller för att finansiera terrorism. Samma uppgift kan ibland vara relevant för båda bedömningarna, men av olika skäl.

En uppgift om inkomst kan exempelvis vara relevant i kreditprövningen eftersom den påverkar kundens återbetalningsförmåga. Samtidigt kan samma uppgift vara relevant i kundkännedomen om företaget behöver förstå kundens ekonomiska profil eller bedöma om transaktioner framstår som rimliga i förhållande till kundens situation.

För företaget är det därför viktigt att hålla isär:

• syftet med uppgiften,
• den rättsliga grunden för behandlingen,
• vilken riskbedömning som görs,
• hur dokumentationen ska utformas, och
• vilken funktion som ansvarar för beslutet.

Frågorna kan ställas i samma kundresa, men de juridiska och operativa processerna bakom dem blir alltså olika.

Varför kunden kan behöva förklara pengarnas ursprung

Frågor om pengarnas ursprung uppstår i samband med transaktioner eller när ett företag som omfattas av penningtvättsregelverket behöver förstå hur en affär finansieras.

Det kan exempelvis handla om:

• kontantinsats vid bostadsköp,
• gåvor från familjemedlemmar,
• arv eller försäljning av egendom,
• överföringar från utlandet,
• ovanligt stora insättningar, och
• transaktioner som avviker från kundens normala ekonomiska profil.

För kunden kan sådana frågor ibland upplevas som känsliga eller misstänkliggörande. Men frågor om pengarnas ursprung behöver inte betyda att kunden är misstänkt för brott eller oegentligheter. Ur företagets perspektiv handlar det om att uppfylla krav på förståelse av transaktionen eller aktiviteten. Ett företag som genomför en transaktion utan att förstå syftet med densamma exponerar sig för en risk i relation till penningtvättsregelverket (och i relation till sitt intresse att hålla kreditförlusterna låga).

Här blir kommunikationen central. Företag behöver kunna förklara varför vissa uppgifter efterfrågas, vilka underlag som behövs och hur informationen används i processen. Tydliga förklaringar minskar ofta både kundfriktion och risken för ofullständiga svar.

Kundkommunikation är en del av regelefterlevnaden

Finansiella företag behöver inte bara ställa rätt frågor. De behöver också kunna kommunicera frågorna på ett begripligt och proportionerligt sätt.

Dålig kundkommunikation kan skapa:

• friktion i kundprocessen,
• missförstånd kring varför uppgifter behövs,
• lägre kvalitet i kundens svar,
• längre handläggningstider, och
• ökad risk för felaktig eller bristfällig dokumentation.

I praktiken innebär det att juridik, compliance, produktutveckling, kundservice och operativ verksamhet behöver samverka. Om exempelvis kundservice saknar tillräcklig förståelse för varför vissa frågor ställs kan det bli svårt att hantera kunddialogen på ett konsekvent sätt.

Det gäller särskilt i processer där kunden förväntar sig snabba och intuitiva flöden samtidigt som företaget måste uppfylla omfattande krav på kontroll och dokumentation.

Processer, dokumentation och intern styrning

För finansiella företag räcker det normalt inte att ha enskilda kontroller eller checklistor. Processerna behöver vara integrerade i företagets interna styrning och anpassade till verksamhetens riskprofil.

Det kan bland annat omfatta:

• policyer och interna instruktioner,
• riskklassificering av kunder och produkter,
• tydliga beslutsmandat,
• dokumentationskrav,
• intern kontroll och uppföljning,
• utbildning av personal,
• rutiner för avvikande eller ofullständiga uppgifter, och
• samordning mellan kreditprövning och AML-kontroller.

Processerna behöver samtidigt vara proportionerliga och riskbaserade. Ett företag behöver kunna motivera varför vissa kontroller genomförs och hur de är anpassade till verksamhetens produkter, kunder och distributionskanaler.

Vad finansiella företag bör se över

Företag som arbetar med kreditgivning, förmedling eller andra finansiella tjänster kan med fördel se över följande frågor:

• Finns intern förståelse för vilka frågor som hör till kreditprövning respektive kundkännedom?
• Finns dokumenterade rutiner för vilka uppgifter som ska inhämtas?
• Är kundkommunikationen begriplig och konsekvent?
• Är det tydligt när ytterligare underlag behöver efterfrågas?
• Är beslutsprocessen spårbar och dokumenterad?
• Finns rutiner för avvikande eller ofullständiga svar?
• Har juridik, compliance, produkt och kundservice samordnats i processutvecklingen?
• Finns intern kontroll över hur rutinerna faktiskt följs i verksamheten?

I många organisationer uppstår utmaningar inte nödvändigtvis på grund av enskilda regler, utan i gränsdragningen mellan olika funktioner och processer. Därför behöver juridiska krav ofta omsättas till praktiskt fungerande arbetssätt och tydliga ansvarsfördelningar.

Juridiskt stöd vid kreditprocesser, kundkännedom och AML

Finansiella företag behöver kunna omsätta krav på kreditprövning, kundkännedom och AML i processer som fungerar både regulatoriskt och operativt.

Det kan handla om att analysera kundflöden, ta fram interna rutiner, strukturera dokumentationskrav, utveckla kundkommunikation eller säkerställa att kreditprocesser och AML-kontroller fungerar tillsammans på ett ändamålsenligt sätt.

På Morling Consulting hjälper vi banker, kreditgivare, fintechbolag och andra företag att omsätta juridiska krav i praktiska kundprocesser, interna rutiner och beslutsunderlag.