Kundkännedom som redovisningsbyråns osynliga kvalitetsstämpel

Om kundkännedomen blir något man “måste ha på plats” för att klara en tillsyn kan det vara en uppförsbacke i att tillämpa kraven i processerna. Men de byråer som lyckas bäst använder arbetet med kundkännedom som ett sätt att bygga kvalitet, förtroende och skalbarhet i själva uppdraget. Frågan blir då: hur behöver ni utforma era rutiner för kundkännedom i redovisningsuppdrag för att de ska fungera som en osynlig kvalitetsstämpel?

I det här inlägget utgår vi från penningtvättslagen och ser på kundkännedom som ett verktyg för att minska personberoende, stärka leveranskvalitet och göra byrån mer motståndskraftig mot förändringar i både personal och kundstock.

Från lagkrav till verksamhetsnytta – varför perspektivet spelar roll

Penningtvättslagen kräver att redovisningsbyråer identifierar sina kunder, förstår deras verksamhet och bedömer riskerna för penningtvätt och finansiering av terrorism. Det handlar om att vidta kundkännedomsåtgärder både vid inledandet av ett affärsförhållande och löpande under relationen.

Det vanliga angreppssättet är att skapa formulär, checklistor och mallar som ska fyllas i. Men om kundkännedomen ses enbart som en juridisk skyldighet riskerar den att hamna vid sidan av det “riktiga” arbetet. Då blir rutinerna sårbara för tidsbrist, personalomsättning och otydliga ansvarsförhållanden.

Vänder man istället på perspektivet och utgår från vad byrån behöver veta för att kunna leverera ett säkert och affärsnära redovisningsuppdrag, blir kundkännedomen ett naturligt led i kvalitetssäkringen och inte något som görs “vid sidan av”.

Rättsliga utgångspunkter i korthet

Penningtvättsregelverket bygger på ett riskbaserat synsätt. För redovisningsbyråer innebär det exempelvis:

• Kunden och uppdraget ska riskbedömas innan uppdraget påbörjas.
• Kundkännedomsåtgärderna ska anpassas efter risken – mer information och kontroll vid högre risk.
• Informationen ska hållas uppdaterad löpande och omprövas vid förändringar i kundens verksamhet eller beteende.

Därutöver krävs skriftliga rutiner och riktlinjer, intern utbildning och dokumentation av vilka åtgärder som genomförts. Allt detta ska kunna visas upp vid en tillsyn. Men samma krav är också en möjlighet att bygga struktur och kontinuitet in i redovisningsuppdraget.

Kundkännedom som skydd mot personberoende

Ett av de största, men ofta underskattade, riskområdena i redovisningsbyråer är personberoende. “Det där vet Karin”, “den kunden sköter Amir” – kunskapen om kundens verksamhet, ägare, betalningsmönster och risker sitter i huvudet på enskilda medarbetare.

När någon slutar, blir sjuk eller byter roll kan viktiga signaler gå förlorade:

• Varför klassades kunden från början som normal risk och inte hög?
• Har kunden historik av sena eller ovanliga transaktioner som påverkat riskbedömningen?
• Vilka frågor har ställts till kunden vid tidigare avvikelser och vad svarade kunden?

Genomtänkta kundkännedomsrutiner fångar upp den här kunskapen och gör den till byråns gemensamma tillgång. Då är det inte längre en enskild konsult som “känner” kunden utan byrån som organisation och det här är ett krav för att efterleva penningtvättslagen. Det stärker inte bara regelefterlevnaden utan också leveransförmågan om en kund behöver byta kontaktperson.

Det som ofta saknas: kopplingen till det löpande uppdraget

En praktisk utmaning är att många byråer gör ett ordentligt kundkännedomsarbete vid uppstart men har svag koppling mellan den initiala riskbedömningen och det löpande redovisningsarbetet. Kundkännedomen hamnar i ett separat system, medan medarbetarna främst arbetar i ekonomisystem och rapportverktyg.

Konsekvenserna kan bli:

• Avvikelser i kundens transaktionsmönster upptäcks av den som bokför – men förs inte tillbaka till riskbedömningen.
• Förändringar i ägarstruktur eller verklig huvudman noteras av en person – men leder inte till någon formell omprövning av kundkännedomen.
• Ny typ av rådgivning eller tjänst till kunden (exempelvis internationell expansion) sätts igång utan att någon ställer frågan om hur det påverkar penningtvättsrisken.

Nyckeln är att bygga in tydliga kontaktpunkter mellan kundkännedomen och det löpande uppdraget: situationer när den som jobbar i vardagen förväntas “trycka på paus” och signalera att kundkännedomen behöver ses över.

Typiska fallgropar i rutinerna för kundkännedom

När vi granskar redovisningsbyråers rutiner ser vi ofta återkommande mönster:

• Samma checklista för alla kunder: Ett fast formulär används oavsett om kunden är en lokal frisörsalong eller ett internationellt holdingbolag vilket varken blir effektivt eller tillräckligt riskbaserat.
• Otydliga “triggers” för omprövning: Det finns ingen konkret lista över händelser som ska leda till ny kundkännedomsbedömning, exempelvis ny ägare, utvidgad verksamhet eller ovanliga betalningsflöden.
• Bristande spårbarhet: Det är oklart vem som gjort bedömningen, när den gjordes och på vilket underlag. Vid tillsyn blir det svårt att visa att byrån faktiskt tillämpat sina rutiner.
• Ingen koppling till uppdragsavtalet: Kundkännedomen säger en sak om risken, men uppdragsavtalet har inte anpassats därefter trots att högre risk ofta innebär mer arbete och större ansvar.

Gemensamt för dessa brister är att de gör kundkännedomen skör: det ser rimligt ut på papperet, men håller inte för vare sig tillsyn eller verkliga riskhändelser.

Så kan byrån bygga robusta rutiner för kundkännedom i redovisningsuppdrag

När kundkännedom ses som en integrerad del av redovisningsuppdraget förändras också hur rutinerna utformas. Några praktiska utgångspunkter:

• Börja i byråns allmänna riskbedömning: Utgå från byråns övergripande riskbedömning och låt den styra vilka typer av kunder och uppdrag som typiskt kräver fördjupade åtgärder.
• Anpassa informationskraven efter kundtyp: Definiera vilken information som minst behövs för olika kategorier av kunder (exempelvis lokala tjänstebolag, kontanthanterande verksamhet, internationella koncerner).
• Knyt rutinerna till vardagens arbetsflöden: Säkerställ att system, checklistor och instruktioner gör det naturligt för den som arbetar med kundens bokföring eller rapportering att flagga när något avviker från det normala.
• Gör ansvaret tydligt: Dokumentera vem som ansvarar för den initiala kundkännedomen, vem som ansvarar för löpande uppdateringar och vem som fattar beslut vid osäkerheter.
• Bygg in lärande: Efter en intern incident, en avvikelse eller en tillsyn – uppdatera rutinerna och använd konkreta exempel i intern utbildning.

På så sätt blir kundkännedom inte ett parallellt spår, utan en naturlig del av hur byrån tar sig an, levererar och följer upp redovisningsuppdrag.

Affärskritisk fråga – inte bara compliance

Väl fungerande kundkännedomsrutiner skyddar byrån mot sanktioner vid tillsyn av Länsstyrelsen. Men de fyller också andra affärskritiska funktioner:

• De minskar risken att byrån omedvetet tar på sig uppdrag där risken är större än riskaptiten.
• De gör det lättare att stå emot “magkänslan” när en attraktiv kund vill gå fort fram eftersom det finns en tydlig process att luta sig mot.
• De gör det enklare att dokumentera varför byrån tackat ja eller nej till ett visst uppdrag, vilket kan vara viktigt om frågor uppkommer i efterhand.

För många redovisningsbyråer blir kundkännedomen därmed en del av varumärket: ett sätt att visa både kunder och tillsynsmyndigheter att man tar sitt uppdrag på allvar och arbetar strukturerat med risk.

Behov av stöd i att översätta regelverket till praktik

Att ta fram robusta och verksamhetsnära rutiner kräver ofta mer än att bara läsa penningtvättslagen och fylla i en mall. Det handlar om att översätta regelverkets krav till processer, ansvar och dokumentation som faktiskt fungerar i byråns vardag – med befintliga system, medarbetare och kunder.

På Morling Consulting hjälper våra AML-jurister redovisningsbyråer att analysera sina risker, ta fram praktiskt användbara rutiner och riktlinjer samt utbilda medarbetare så att kundkännedomen blir en naturlig del av redovisningsuppdraget och ett stöd för både kvalitet och affär.