Så stärker du intern styrning i en reglerad verksamhet

En väl genomarbetad intern styrning är grunden för att en finansiellt reglerad verksamhet ska kunna efterleva gällande lagar och minimera operativa risker. Styrningen säkerställer att företagets ledning har en tydlig överblick över risker, processer och beslutsvägar, vilket är avgörande när tillsynsmyndigheten genomför kontroller.

Regelverken är detaljerade och tillsynen skärps kontinuerligt. Det innebär att kraven på att ledningen ska ha full insyn i både interna rutiner och externa krav ökar. Det handlar inte enbart om att upprätta styrdokument, utan också om att förankra dem i organisationen och säkerställa löpande uppföljning och förbättring.

Kontrollprogram som klarar Finansinspektionens granskning

Ett effektivt kontrollprogram är inte en statisk pärm i hyllan utan ett levande verktyg som integreras i den dagliga verksamheten. För att stå sig vid Finansinspektionens granskning behöver programmet bygga på en noggrann kartläggning av verksamhetens riskexponering och affärsmodellens särskilda förutsättningar. Brister uppstår ofta när kontrollrutiner är generiska och inte speglar den faktiska riskbilden.

Kontroller ska vara praktiskt genomförbara, förstås av personalen och följas upp kontinuerligt. Dokumentationen bör tydligt visa vem som ansvarar för varje moment och vilka åtgärder som vidtas vid avvikelser. En väl utformad kedja för intern rapportering är central för att ledningen ska kunna fatta välgrundade beslut.

Ett väl fungerande kontrollprogram innehåller:

• Regelbundna och dokumenterade riskbedömningar som tar hänsyn till både interna och externa förändringar.
• Detaljerade rutiner och kontroller anpassade till verksamhetens processer och risknivåer.
• Effektiv intern rapportering som ger rätt beslutsunderlag till rätt nivå vid rätt tidpunkt.
• Oberoende granskning och revision som säkerställer att kontrollerna fungerar som avsett och identifierar förbättringsbehov.

Ett kontrollprogram ska kunna visa historik, avvikelser och åtgärder vid en inspektion. Att löpande uppdatera programmet vid regeländringar är avgörande. Företag som investerar i utbildning står bättre rustade vid både planerade och oannonserade tillsyner.

Roller och ansvar i regelefterlevnad

Tydliga roller och en väl definierad ansvarsfördelning är hörnstenar i en robust regelefterlevnad. Styrelsen har det yttersta ansvaret, medan den operativa ledningen ska säkerställa att riktlinjer implementeras på alla nivåer. Nyckelfunktioner som compliance officer, riskansvarig och internrevisor måste ha rätt kompetens, mandat och oberoende ställning för att kunna utföra sitt uppdrag effektivt.

Samspelet mellan funktionerna är avgörande för att identifiera risker i tid och vidta rätt åtgärder. En vanlig fallgrop är att roller och ansvar bara definieras på papper – utan att befogenheter, kommunikationsvägar och rapporteringsskyldigheter är praktiskt utformade och kända i organisationen. För att undvika detta behöver ledningen skapa en kultur där regelefterlevnad är en integrerad del av organisationen.

Vi på Morling Consulting hjälper er att skapa och implementera strukturer som fungerar i finansiellt reglerade verksamheter. Genom praktiskt stöd, utbildning och juridisk expertis ser vi till att ert företag står väl rustat inför både vardagliga utmaningar och Finansinspektionens granskning.