Avtalsförhandling

I många avtalsförhandlingar är frågan inte om juridiskt stöd kan påverka resultatet till det bättre, utan hur det ska användas på ett sätt som faktiskt stärker affären. Vissa företag har egen juristfunktion men behöver ändå extern juridisk kapacitet. Andra saknar internt fokus på avtalsförhandling eller vill ha ett mer flexibelt stöd som kan användas när behovet uppstår. I båda fallen kan ett löpande samarbete med en avtalsjurist skapa bättre förutsättningar för effektiva förhandlingar, tydligare riskbedömningar och mer genomtänkta kommersiella beslut.

Juridiskt stöd i förhandlingar handlar inte bara om brist på interna resurser

Det är lätt att se extern avtalsjuridik som en lösning främst för verksamheter som saknar egen juridisk funktion. I praktiken är bilden bredare än så. Även större organisationer med interna jurister kan ha goda skäl att använda en extern jurist i förhandlingar.

Det kan exempelvis handla om kapacitetsbrist, om att interna jurister är fokuserade på andra områden som processföring, bolagsrätt, compliance eller regulatoriska frågor, eller om att förhandlingen kräver ett särskilt kommersiellt och taktiskt avtalsstöd. I vissa situationer finns det också strategiska skäl att låta en extern jurist företräda företaget i själva förhandlingen.

En extern jurist kan fylla en annan funktion än den interna

Den interna juristfunktionen har ofta en bred och djup förståelse för organisationen, dess beslutsvägar, interna intressenter och historiska överväganden. Det är en styrka, men det innebär också att den interna juristen ofta förväntas bära ett större sammanhang än just den enskilda förhandlingen.

En extern jurist kan i stället inta en annan roll. Det kan skapa ett större strategiskt utrymme i förhandlingen. En extern rådgivare kan ofta driva frågor mer renodlat utifrån avtalsstruktur, riskfördelning och kommersiell taktik, utan samma förväntan att omedelbart kunna alla interna bakgrunder och organisatoriska hänsyn. I vissa förhandlingar är det en fördel. Det kan ge mer manöverutrymme, göra det lättare att ställa frågor, begära förtydliganden eller markera att vissa frågor kräver närmare analys innan bolaget tar ställning.

Det betyder inte att extern juridik ersätter intern juridik. Ofta fungerar det bäst när rollerna kompletterar varandra.

Det avgörande är att juristen kan verksamheten när det behövs

Det finns sällan en enda rätt modell för när juridiken ska kopplas in. I vissa förhandlingar är det klokt att involvera juristen tidigt. I andra lägen kan verksamheten driva processen långt på egen hand och först senare lyfta specifika frågor. Det centrala är därför inte att juridiken alltid måste in från början, utan att det finns ett arbetssätt som gör att juristen kan komma in vid rätt tidpunkt med rätt förståelse för affären.

När företaget har ett löpande samarbete med en extern jurist blir den tajmingen lättare att träffa. Juristen behöver inte börja från noll när något blir affärskritiskt eller förhandlingsmässigt svårt. Det finns redan en grundläggande förståelse för verksamheten, avtalen, riskaptiten och de kommersiella prioriteringarna. Samtidigt lär sig organisationen över tid vilka frågor som bör det externa stödet och vilka som kan hanteras internt.

Långsiktigt samarbete ger bättre precision i juridiska bedömningar

Ett återkommande samarbete gör ofta den juridiska rådgivningen mer användbar. För att kunna ge träffsäkert stöd i en förhandling behöver juristen inte bara förstå vad som står i avtalet, utan också varför vissa klausuler spelar större roll än andra, vilka risker verksamheten kan bära och var det finns verkliga kommersiella gränser.

Den förståelsen byggs sällan upp i ett enskilt akut uppdrag. Den utvecklas över tid. Därför kan ett löpande samarbete göra att juridiken blir mer affärsnära, inte mer tungrodd. När juristen redan känner till bolagets struktur och förväntningar på en förhandling går det ofta snabbare att ge konkreta råd och lättare att anpassa stödet till den aktuella situationen.

Avtalsmallarna är ofta en bra startpunkt

Ett praktiskt sätt att etablera samarbetet kan vara att låta juristen ta fram avtalsmallar eller se över de mallar som redan används. Det är inte bara ett dokumentarbete. Det är också ett effektivt sätt för juristen att förstå verksamheten, identifiera återkommande riskfrågor och sätta sig in i hur bolaget vill balansera juridik och affär.

En sådan genomgång kan bland annat tydliggöra:

• vilka klausuler som är centrala för verksamheten,
• var det finns återkommande förhandlingsfrågor,
• vilka avvikelser som normalt kan accepteras,
• när en fråga bör lyftas vidare till jurist eller beslutsfattare.

När den grunden finns på plats blir det lättare att använda juridiskt stöd mer selektivt och mer effektivt i senare förhandlingar.

Juridiskt stöd behöver inte omfatta hela avtalet

Det händer att juridisk involvering ses som ett allt eller inget-val. Så behöver det inte vara. I många organisationer fungerar det väl att verksamheten hanterar huvuddelen av förhandlingen själv, medan juristen kopplas in i specifika frågor eller när vissa klausuler blir särskilt viktiga.

Det kan exempelvis gälla frågor om:

• ansvarsbegränsningar och skadeståndsansvar,
• immateriella rättigheter och nyttjanderätter,
• sekretess och informationshantering,
• förändringsmekanismer, uppsägning och exit, och
• komplexa riskallokeringar eller ovanliga avtalskrav.

I andra situationer är det mer ändamålsenligt att juristen stödjer hela förhandlingsprocessen. Poängen är att ett etablerat samarbete gör båda modellerna möjliga. Företaget kan få juridisk hjälp i den omfattning som faktiskt behövs, utan att arbetssättet blir onödigt tungt.

Organisationen bygger upp en starkare egen förmåga

När verksamheten arbetar återkommande med samma externa jurist uppstår en tydlig kunskapsöverföring. Affärssidan blir bättre på att förstå vilka juridiska frågor som är verkligt avgörande i förhandlingen, vilken typ av formuleringar som bör få särskild uppmärksamhet och när det finns skäl att stanna upp innan man går vidare.

Det innebär inte att verksamheten ska ersätta juristen. Däremot kan organisationen bli mer självständig i det löpande arbetet och mer träffsäker i när och hur juridiken används. Det skapar i sin tur bättre tempo i förhandlingarna, utan att viktiga riskfrågor tappas bort.

Så kan företag tänka i praktiken

För företag som vill använda juridiskt stöd mer strategiskt i förhandlingar finns det ofta skäl att se över både arbetssätt och ansvarsfördelning.

• Analysera vilka typer av avtal och förhandlingar som oftast kräver juridisk input.
• Se över att befintliga avtalsmallar speglar verksamhetens affär och riskaptit.
• Skapa en tydlig struktur för vilka frågor verksamheten kan hantera själv och vad som bör eskaleras.
• Överväg om intern och extern jurist ska användas i vissa situationer.
• Säkerställ att den externa juristen får tillräcklig förståelse för verksamheten för att kunna ge snabbt och relevant stöd när det behövs.

Ett sådant arbetssätt kan ge bättre förutsättningar både för företag som saknar egen juristfunktion och för organisationer som redan har interna jurister men vill använda extern juridisk kompetens mer effektivt i förhandlingar.

På Morling Consulting hjälper våra avtalsjurister företag att strukturera, granska och förhandla avtal med utgångspunkt i verksamhetens affär, risker och praktiska behov. För organisationer som vill bygga ett mer långsiktigt och affärsnära juridiskt stöd kan våra jurister vara en del av ett strategiskt arbetssätt.