Så förbereder ni företaget inför en GDPR-revision

För företag som hanterar personuppgifter – oavsett bransch – är dataskydd en allt viktigare del av regelefterlevnaden. Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) har ökat sin tillsyn inom områden som AI, bakgrundskontroller, kameraövervakning och digital spårning av anställda. En GDPR-revision kan komma plötsligt och företag som saknar kontroll riskerar inte bara sanktionsavgifter, utan även förlorat förtroende och att behöva lägga mycket tid, resurser och inte minst fokus i en sådan process.

För att stå väl rustad krävs mer än en dataskyddspolicy i en pärm. Revisionen kan omfatta såväl dokumentation som faktiska rutiner och tekniska skyddsåtgärder. Det gäller företag som är personuppgiftsansvariga eller anlitas som biträden oavsett bransch, exempelvis HR-tech, e-handel, fintech eller säkerhetstjänster.

Tips för en bättre förberedelse

Vid en revision handlar det om att kunna visa att arbetet fungerar i praktiken. Därför är det en styrka att regelbundet uppdatera dokumentation, rutiner och avtalsmallar, så att allt är samlat och lättillgängligt när det behövs. Små justeringar i vardagen kan göra stor skillnad för hur smidigt en revision går att hantera. Det sparar både tid och resurser om frågorna redan har bra svar.

En väl förberedd organisation vet också vem som ansvarar för att ge svar och samla in information. När rollerna är tydliga slipper ni onödiga stopp och dubbelarbete internt. Samtidigt signalerar det till kunder och partners att ni tar integritet på allvar och har ordning och reda. Med Morling Consulting kan ni genomföra en revision för att vara förberedda att hantera frågor från tillsynsmyndigheten, dessutom ger det en tydlig åtgärdslista för att beta av de viktigaste bristerna först.

För att skapa beredskap inför en revision bör företaget:

• Inventera och validera behandlingar: Har ni aktuell och korrekt dokumentation över samtliga personuppgiftsflöden? Rättslig grund, syfte och känslighetsnivå måste framgå tydligt.
• Säkerställ ansvar och styrning: Biträdesavtal, interna instruktioner och dataskyddsombudets roll (om ni har ett) bör granskas. Oklara gränsdragningar är en vanlig brist vid revisioner.
• Skapa intern förståelse: Utbilda nyckelpersoner inom IT, HR, marknad och ledning. Ett fungerande dataskydd bygger på att ansvaret är känt och förankrat i vardagen.

På Morling Consulting erbjuder våra GDPR-jurister stöd inför revision – vi granskar, förklarar och förstärker ert dataskyddsarbete utifrån aktuella tillsynsrisker. Kontakta oss för att få en tydlig bild av var ni står – innan IMY knackar på.