När en extern compliance-funktion är rätt väg att gå
För vissa verksamheter är arbetet med regelefterlevnad ett krav enligt lagstiftning. Ändå är det ofta en utmaning att avsätta tillräckliga resurser internt, särskilt i små och medelstora företag där budgeten är begränsad och kompetensen kan vara utspridd på flera funktioner. I dessa situationer kan en extern compliance officer vara en praktisk och kostnadseffektiv lösning. En extern funktion kan snabbt täppa till kompetensluckor och säkerställa att organisationen uppfyller krav från tillsynsmyndigheter och andra intressenter.
En extern compliance officer arbetar nära företagsledningen för att identifiera riskområden, utvärdera befintliga processer och föreslå förbättringar. Rollen är ofta både operativ och strategisk och kan även omfatta utbildning av nyckelpersoner för att bygga en långsiktig kultur av regelefterlevnad. Detta är särskilt värdefullt vid förändringar i verksamheten, exempelvis vid expansion till nya marknader eller efter ett företagsförvärv.
Fördelarna med en extern lösning är inte bara knutna till expertis och kostnadsbesparing. Flexibiliteten är en av de största styrkorna – bolaget kan reglera omfattningen av uppdraget över tid, öka insatsen vid intensiva perioder av granskningar eller nya krav och minska den när stabilitet har uppnåtts. Detta skapar en dynamisk modell där regelefterlevnaden blir en naturlig del av affären, snarare än en punktinsats vid problem.
Förväntningar, gränser och ansvarsfördelning i praktiken
För att ett uppdrag med en extern compliance officer ska bli framgångsrikt krävs en tydlig och väl förankrad överenskommelse. Redan från start bör bolaget formulera vilka regelverk och affärsområden som omfattas, vilka interna resurser som ska bistå och vilket beslutsmandat som delegeras till den externa funktionen. Det är också klokt att fastställa rutiner för rapportering, eskalering av frågor och dokumentation av genomförda åtgärder. Genom att tydliggöra rollens gränser undviks dubbelarbete och missförstånd mellan interna funktioner och den externa rådgivaren.
- Rollens omfattning: Specificera vilka complianceområden som omfattas, exempelvis AML, GDPR eller branschspecifika regler.
- Rapportering: Bestäm hur ofta statusrapporter och riskanalyser ska presenteras för ledning eller styrelse.
- Mandat: Klargör vilka beslut som kan fattas självständigt och vilka som kräver godkännande.
- Ansvarsfördelning: Beskriv tydligt hur uppgifter delas mellan intern personal och extern resurs.
En förankrad ansvarsfördelning minskar risken för att viktiga frågor faller mellan stolarna. Samtidigt skapas förutsättningar för att bygga upp interna rutiner som kan leva vidare även efter att den externa resursen lämnat uppdraget. För många små och medelstora företag är det en stor fördel att kunna kombinera en extern experts flexibilitet med en gradvis intern kunskapsöverföring. Regelbunden uppföljning och tydlig dokumentation gör det också enklare att visa för tillsynsmyndigheter att företaget har kontroll över sina processer och risker.
På Morling Consulting bistår vi företag med interimslösningar för compliance. Vi erbjuder skräddarsydda uppdrag där våra specialister agerar som extern compliance officer eller interim jurist, anpassat efter ert företags behov. Våra lösningar är särskilt anpassade för små och medelstora företag som vill ha en trygg och flexibel resurs. Låt oss hjälpa er att säkerställa att regelefterlevnaden håller hög standard – utan att belasta organisationen i onödan.
