Avtalsjurist

Många företag anlitar extern jurist när avtalet “nästan är klart”. Juristen får ett utkast, markerar risker, föreslår ändringar och sedan sätts ett sista möte där “allt ska stängas”. Vi arbetar på ett annat sätt. När vi kliver in som extern rådgivare är uppgiften inte bara att texten ska hålla juridiskt, utan att juridiken ska samspela med verksamhetens behov. Vi stöttar eller förhandlar även avseende frågor som är organisatoriska snarare än juridiska.

Som extern avtalsjurist ser vi oss som en del av förhandlingsteamet. Det innebär att vi lägger lika stor vikt vid förberedelser, mandat och målbild som vid paragrafer och tolkning. Juridiken är ett verktyg bland flera – inte hela uppdraget.

Den stora skillnaden märks i förhandlingsrummet. Antingen är juristen där för att “bevaka juridiken”, eller så är juristen en del av strategin för hur avtalet faktiskt ska komma på plats.

Två helt olika sätt att använda extern jurist

Förenklat ser vi ofta två modeller:

• juristen kommer in sent, granskar utkast och försvarar en juridisk position vid bordet, eller
• juristen kliver in tidigt, hjälper till att sätta mål, mandat och struktur och driver vissa delar av förhandlingen antingen tillsammans med affären eller mer självständigt.

I den första modellen blir juridiken lätt en separat röst som försvarar principer som inte alltid hänger ihop med det verksamheten faktiskt vill uppnå. Det kan vara så att juridiken går hand i hand med organisationens behov och att juridiken därför ger extra tyngd när sådana behov förhandlas, eller att juridiken snarare sätter upp hinder. Oavsett hamnar affären mitt emellan: man vill både hålla tempot och “komma överens”, samtidigt som juristen lyfter fram risker som ingen hunnit ta ställning till eller förstått hur de kan användas som en del i en strategisk förhandling.

I den andra modellen arbetar man istället gemensamt. Verksamhet, affär och juridik bestämmer i förväg vad som är viktigt, var gränserna går och hur man ska agera när det uppstår svåra knäckfrågor i mötet. Oavsett när vi kommer in i en förhandling säkerställer vi förståelse för vad klienten vill uppnå och att vi har förutsättningar att jobba mot det målet.

När juridiken lever sitt eget liv

När juridiken kopplas loss från affären uppstår ofta samma typ av problem, oavsett vilken bransch företaget verkar i:

• juristen driver en principiell linje som organisationen inte är beredd att stå för affärsmässigt,
• affären gör eftergifter vid bordet för att få avslut, utan att överblicka konsekvenserna,
• motparten får ett försteg, eftersom de är mer förberedda på vad de kan tänka sig att släppa och inte, och
• interna oenigheter löses över bordet vilket försvagar förhandlingspositionen.

Ur ett svenskt avtalsrättsligt perspektiv är avtalsfriheten bred. Parterna kan komma överens om väldigt mycket, så länge vissa grundläggande principer respekteras. Det betyder att slutresultatet i praktiken avgörs av hur förhandlingen förs: vilka frågor som hålls fast vid, vilka som släpps och när man väljer att säga ja eller nej.

Om de besluten fattas under tidspress, utan förberedda ramar, blir avtalet ofta mer slumpmässigt än genomtänkt. Det kan vara formellt korrekt men dåligt anpassat till hur verksamheten faktiskt fungerar.

Vårt arbetssätt före förhandlingen

För att undvika detta börjar vi i förberedelserna. Innan vi går in i en viktig förhandling lägger vi tid tillsammans med klienten på att reda ut några grundläggande frågor:

• Varför vill vi ha just det här avtalet – vad är huvudsyftet för verksamheten?
• Vilka villkor är helt avgörande och vilka kan hanteras genom kompromisser eller andra lösningar?
• Vilka risker kan vi leva med och vilka måste vi aktivt försöka begränsa eller flytta?
• Vad innebär det konkret om vi accepterar ett visst krav i pengar, tid, resurser eller beroenden?
• Vad händer om vi inte kommer överens har vi alternativ, eller behöver vi då ställa om på något annat sätt?

Utifrån detta tar vi fram ett tydligt förhandlingsmandat. Det innebär att vi tillsammans sätter ramar för:

• vad som kan accepteras direkt vid bordet,
• vad som kräver eftertanke och intern diskussion innan beslut, och
• vilka punkter som inte ska släppas utan kompensation någon annanstans.

Resultatet är att både affären och juridiken går in i förhandlingen med samma bild av vart man vill och hur långt man kan gå på olika områden.

Struktur i själva mötet – roller, pauser och nya frågor

Minst lika viktigt är hur vi agerar när vi väl sitter med motparten. Där handlar vårt arbetssätt om att skapa struktur i stunden, så att svåra beslut inte tas på uppstuds.

Tillsammans med klienten bestämmer vi exempelvis:

• vem som har huvudrollen i dialogen med motparten,
• när vi som jurister ska ta över, exempelvis vid ansvar, skadestånd eller andra nyckelvillkor,
• när vi ska be om en kort paus för intern avstämning istället för att svara direkt, och
• hur vi hanterar helt nya frågor som motparten lyfter under mötet.

På så sätt kan vi hålla fast vid den linje som förberedelserna bygger på, samtidigt som vi är flexibla när det dyker upp något oväntat. Klienten slipper hamna i ett läge där beslut fattas under press, utan underlag, bara för att “inte bromsa” förhandlingen.

Efter mötet – att se till att avtalet speglar besluten

När huvuddelen av förhandlingen är klar återstår en sista viktig del, nämligen att se till att det som faktiskt beslutats också avspeglas i avtalet. Där kommer den klassiska juridiska granskningen in, men nu med ett helt annat underlag.

Då handlar vårt arbete bland annat om att:

• säkra att centrala överenskommelser är tydligt reglerade och går att tillämpa i praktiken,
• kontrollera att ändringar inte skapar oönskade följdeffekter i andra delar av avtalet,
• se till att ansvar och risk står i rimlig proportion till parternas faktiska möjligheter att styra och påverka, och
• identifiera behov av interna rutiner eller processer som följer av avtalet.

Poängen är att avtalet inte bara ska vara “formellt korrekt”, utan också stödja den affär som företaget faktiskt driver.

Vad innebär vårt arbetssätt i praktiken?

Sammanfattningsvis handlar vårt sätt att arbeta om att göra avtalsjuristen till en del av förhandlingsstrategin, inte bara till någon som godkänner formuleringar. Vi arbetar för att juridiken och affären ska dra åt samma håll från start, så att förhandlingen blir ett medvetet vägval – inte en serie spontana kompromisser.

Det här gäller oavsett om vi går in i en enskild, tidskritisk förhandling eller i ett mer långsiktigt samarbete. I båda fallen är utgångspunkten densamma, där vi börjar med målbild och mandat, använder juridiken för att ta oss dit, och ser till att avtalet faktiskt går att leva med i verksamheten.

För många företag innebär det att extern rådgivning kan användas mer träffsäkert. Som juristkonsult kan vi vara ett stöd direkt i förhandlingssituationen – inte bara i slutskedet när avtalsutkastet redan är satt och bidra till att avtalet landar på en nivå som både är juridiskt hållbar och praktiskt genomförbar.

På Morling Consulting hjälper våra avtalsjurister företag att planera, genomföra och följa upp avtalsförhandlingar så att risker hanteras medvetet och avtalen stödjer verksamhetens långsiktiga mål.