Kontraktsstrategi som underlättar avtalsförhandling

En framgångsrik avtalsförhandling är inte bara ett möte kring ett färdigt avtalsutkast. Det är ofta en process i flera steg – från offert och letter of intent till slutligt avtal. Utan tydlig kontraktsstrategi ökar risken för missförstånd, utdragna förhandlingar och konflikter om vad parterna egentligen kommit överens om.

I det här inlägget går vi igenom hur du kan arbeta mer strukturerat med avtalsförhandling, hur letter of intent (avsiktsförklaring) kan användas som verktyg i processen och vilken betydelse lojalitetsplikten har innan ett avtal är på plats. Syftet är att ge praktiskt stöd till den som ansvarar för affärer och behöver trygg avtalsrådgivning – oavsett om du är företagsledare, affärsansvarig eller anlitar jurist för avtal.

Letter of intent (avsiktsförklaring) – länk mellan förhandling och ingånget avtal

Ett letter of intent, ofta förkortat LOI och på svenska kallat avsiktsförklaring, kan användas för att strukturera vägen fram till ett slutligt avtal. Det är särskilt vanligt vid större transaktioner, komplexa samarbeten eller där flera steg behöver klarläggas innan parterna kan binda sig fullt ut.

I ett LOI kan parterna exempelvis ange:

• vad som är målsättningen med förhandlingen,
• vilka huvudfrågor som behöver lösas innan avtal kan tecknas,
• tidplan för due diligence, interna beslut och avtalsförhandling,
• eventuell exklusivitet under en viss period, och
• sekretess, informationsutbyte och kontaktvägar.

En central fråga är vad som ska vara juridiskt bindande respektive icke-bindande. Vissa delar, som sekretess och exklusivitet, är ofta avsedda att vara bindande, medan andra delar uttrycker parternas avsikter men inte ett färdigt avtal. Här är det avgörande att språket i dokumentet speglar parternas verkliga vilja – otydlighet kan senare leda till tvist om huruvida ett bindande avtal uppkommit i relation till olika villkor.

I ett tidigare inlägg behandlades gränsdragningen mellan förberedande dokument som letter of intent och bindande avtal mer ingående. Den genomgången kan med fördel läsas tillsammans med denna text för att skapa en samlad strategi kring avtalsförhandling.

En genomtänkt användning av letter of intent kan alltså:

• klargöra parternas roller, mandat och förväntningar i förhandlingen,
• stödja intern beslutsprocess hos båda parter,
• minska risken för att en part upplever sig ”lurad” om förhandlingar avbryts, och
• ge bättre underlag för affärsjurist eller intern bolagsjurist som stöttar med avtalsrådgivning.

Kontraktsstrategi som ram för avtalsförhandling

En kontraktsstrategi handlar om hur företaget metodiskt närmar sig sina viktigare avtal – inte bara om innehållet i enskilda klausuler. För avtalsförhandlingar innebär det att du redan innan första mötet funderar igenom några grundläggande frågor:

• Vilka affärsmål ska avtalet stödja – intäkter, riskdelning, flexibilitet, långsiktigt samarbete?
• Vilka avtalsvillkor är ”must-have” och vilka kan du kompromissa kring?
• Vilka interna beslutsnivåer krävs för olika eftergifter i avtalsförhandlingen?
• Vilken information kan du lämna tidigt och vad kräver sekretess- eller LOI innan?

När kontraktsstrategin är tydligt definierad blir det lättare att styra avtalsförhandlingen, oavsett om den förs av verksamhetsansvariga eller med stöd av avtalsjurist. Det minskar risken för spontana eftergifter och inkonsekventa ställningstaganden från möte till möte.

För företag som ofta ingår liknande avtal är det klokt att arbeta med standardiserade utgångspunkter: återkommande ansvarsfördelning, principer för prisjusteringar, SLA-reglering, uppsägning och tvistlösning. Med en sådan grund kan avtalsrådgivningen fokusera på avvikande risker i den aktuella affären, snarare än att uppfinna strukturen på nytt varje gång.

Lojalitetsplikt vid avtalsförhandling

Även innan ett avtal har ingåtts finns en viss lojalitetsplikt mellan parterna. I svensk rätt följer detta bland annat av allmänna avtalsrättsliga principer om aktsamhet och hederlighet i avtalsförhandling, och har utvecklats genom praxis och doktrin. Lojalitetsplikten innebär förenklat att parterna inte får agera hänsynslöst eller vilseledande mot varandra i förhandlingsskedet.

Den typiska situationen där lojalitetsplikt vid avtalsförhandling aktualiseras är när en part fortsätter förhandla trots att det egentligen står klart att man inte har för avsikt att ingå avtal.

Det finns ingen generell regel som förbjuder parter att avbryta avtalsförhandlingar. Tvärtom är huvudprincipen avtalsfrihet – man är fri att avstå från avtal. Men om en part genom sitt beteende skapat befogade förväntningar hos motparten, och motparten vidtagit kostsamma disponeringar i förlitan på detta, kan ett illojalt avbrott leda till skadeståndsansvar, s.k. culpa in contrahendo.

Sådant ansvar är alltid beroende av omständigheterna i det enskilda fallet. Här kan stöd från avtalsjurist vara värdefullt, inte minst för att:

• bedöma hur långt förhandlingarna faktiskt har kommit,
• utforma LOI, term sheets eller andra dokument som minskar risken för oklar lojalitetsplikt, och
• styra dokumentation och kommunikation så att förväntningar hanteras kontrollerat.

Lojalitetsplikt i avtalsförhandling är alltså inte ett enkelt ”ja eller nej” utan en skala av möjliga förpliktelser, beroende på parternas agerande och hur förhandlingen utvecklat sig. Därför är det viktigt att tänka på lojalitetsfrågorna redan när kontraktsstrategin formuleras.

Sammanfattande checklista: så förhandlar du kontrollerat

För att göra avtalsförhandlingen mer kontrollerad och förutsebar kan följande checklista fungera som stöd:

• Definiera affärsmålen: Klargör internt vad avtalet ska uppnå och vilka risker som är acceptabla.
• Sätt en kontraktsstrategi: Bestäm huvudprinciper för ansvar, begränsningar och nyckelvillkor innan förhandlingen startar.
• Använd LOI när det behövs: Överväg letter of intent eller avsiktsförklaring för större eller komplexa affärer – särskilt när tidplan, due diligence eller exklusivitet är viktiga frågor.
• Var tydlig med vad som är bindande: Markera uttryckligen i LOI och annan dokumentation vilka bestämmelser som är rättsligt bindande och vilka som bara anger parternas avsikter.
• Hantera lojalitetsplikten: Undvik att skapa falska förväntningar, var noggrann med information som lämnas och dokumentera viktiga steg i avtalsförhandlingen.
• Styr interna mandat: Sätt ramar för vilka eftergifter som får göras utan nytt beslut, så att inte en enskild förhandlare oavsiktligt förändrar riskbilden.
• Standardisera återkommande villkor: Arbeta med genomtänkta standardklausuler för återkommande affärssituationer för att förenkla framtida avtalsförhandling.
• Ta in juridisk kompetens i rätt tid: Involvera avtalsjurist tidigt vid större affärer, så att kontraktsstrategin och den juridiska strukturen går hand i hand.

En strukturerad kontraktsstrategi, med genomtänkt användning av LOI och medvetenhet om lojalitetsplikt, ger bättre kontroll över varje avtalsförhandling. Det minskar risken för rättsliga tvister, men också för affärsmässiga överraskningar när avtalet väl ska börja tillämpas.

På Morling Consulting hjälper våra avtalsjurister företag att planera, strukturera och förhandla avtal på ett sätt som stödjer affären samtidigt som juridiska risker hanteras. Genom kvalificerad avtalsrådgivning kan vi stödja både framtagande av kontraktsstrategi, utformning av letter of intent och bedömning av lojalitetsplikt i pågående förhandlingar.