Mallar räcker inte – därför måste biträdesavtalet anpassas
Ett personuppgiftsbiträdesavtal måste uppfylla de krav som ställs i artikel 28 i dataskyddsförordningen (GDPR). Generiska mallar täcker sällan det faktiska behovet i ett specifikt samarbete – och kan därmed bli en rättslig risk.
Många företag använder standardavtal eller mallar för att spara tid. Men sådana avtal saknar ofta avgörande innehåll, exempelvis tydliga instruktioner, reglering av underbiträden eller hantering av personuppgifter vid avtalets upphörande. Det kan leda till att avtalet inte anses uppfylla minimikraven i GDPR, även om det formellt sett finns ett dokument på plats.
Därför behöver mallavtal anpassas
För att avtalet ska vara giltigt måste det spegla den faktiska behandlingen, ansvarsfördelningen och riskbilden. Det räcker inte att kopiera en mall utan att ta hänsyn till vad parterna faktiskt gör. Ett avtal som inte tydligt reglerar vem som gör vad, hur personuppgifter får användas, eller vad som händer vid incidenter kan leda till att behandlingen inte sker i enlighet med dataskyddsförordningen. Det gäller särskilt om instruktioner är otydliga eller om underbiträden används utan föregående godkännande. Dessutom kan brister i säkerhetskrav eller ansvarsfördelning försvåra hantering av incidenter och värdefull tid gå till spillo eftersom tidsramen är snäv (72 timmar). Ett korrekt utformat avtal är inte bara ett formkrav – det är ett nödvändigt verktyg för att minska riskerna vid personuppgiftsbehandling och visa att organisationen följer GDPR.
Ett korrekt anpassat biträdesavtal ska bland annat:
- Specificera ändamål och instruktioner för behandlingen.
- Tydligt reglera vilka tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som krävs.
- Innehålla rutiner för godkännande och kontroll av underbiträden.
- Ange vad som ska ske med personuppgifter när behandlingen upphör.
- Klargöra ansvar vid personuppgiftsincidenter och hur rapportering ska ske.
På Morling Consulting hjälper våra GDPR-konsulter organisationer att analysera, anpassa och kvalitetssäkra personuppgiftsbiträdesavtal utifrån gällande rätt och praktiskt behov.
