När är det dags att anlita en GDPR-jurist?

Många företag hanterar stora mängder personuppgifter utan att reflektera över den juridiska komplexiteten som följer. GDPR är ett riskbaserat regelverk, vilket innebär att företag själva ansvarar för att bedöma och hantera integritetsriskerna för de registrerade individerna. Men hur vet man när det är dags att ta in en GDPR-jurist? Ett första tecken är att den interna efterlevnaden blivit ett lapptäcke av policies och ad hoc-lösningar utan tydlig struktur. Det skapar inte bara legala risker utan undergräver även förtroendet från kunder och samarbetspartners.

Det andra tecknet är om företaget regelbundet samlar in eller analyserar personuppgifter på ett sätt som innebär särskilda risker, exempelvis inom profilering, automatiserade beslut eller användning av biometriska data. I dessa fall krävs ofta konsekvensbedömningar (DPIA), som både kräver tekniska, juridiska och projektledningsförmågor. En felbedömning kan leda till allvarliga brister vid en framtida tillsyn.

Det tredje tecknet är organisatoriskt: om dataskyddsfrågorna fastnar mellan IT, compliance och verksamhet. När ansvaret är oklart och beslut om behandling tas utan att exempelvis frågan om rättslig grund utretts, är risken stor att personuppgifterna hanteras i strid med GDPR. Detta gäller särskilt i komplexa miljöer som finanssektorn, där behandling ofta sker i flera system och av externa leverantörer.

När skadan redan inträffat – så hjälper juridiken vid incidenter och tillsyn

Det förebyggande arbetet är avgörande, men ibland inträffar det som inte får hända. En personuppgiftsincident kan innebära att stora mängder personuppgifter läcker ut – eller att de görs otillgängliga eller förstörs. I sådana lägen är tidsaspekten kritisk. GDPR kräver att incidenter anmäls till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) inom 72 timmar. Det händer att företag missar att också bedöma om den registrerade måste informeras, vilket i sig kan leda till ytterligare brister i efterlevnaden av GDPR.

Ett annat vanligt scenario är att IMY inleder tillsyn, antingen efter en incident eller klagomål från registrerade. Här krävs det ofta omfattande dokumentation av rättslig grund, interna rutiner, konsekvensbedömningar och tekniska skyddsåtgärder. Företag som inte tidigare gjort hemläxan riskerar att få svårt att visa att behandlingen sker i enlighet med principerna om ansvarsskyldighet och inbyggt dataskydd.

Några vanliga brister som kan leda till granskning eller sanktioner från IMY är:

• Bristfälliga eller otydliga processer för att inhämta samtycken.
• Otillräckliga bedömningar vid överföring till tredje land.
• Frånvaro av dokumenterad rättslig grund för behandling.
• Avsaknad av konsekvensbedömningar för högriskbehandlingar.
• Bristande  rutiner för radering och gallring.

Så stärker du dataskyddsarbetet långsiktigt – med rätt stöd på plats

Ett strukturerat och hållbart dataskyddsarbete bygger på förmågan att förebygga snarare än att reagera. Det kräver både rätt kompetens och ett tydligt mandat inom organisationen. Att utse ett dataskyddsombud (DPO) kan vara ett första steg, men det är inte tillräckligt om ombudet saknar praktisk tillgång till ledning, system och dokumentation. Många företag i finanssektorn har därför valt att anlita externa DPO-tjänster för att säkerställa oberoende, uppdaterad kompetens och löpande vägledning.

En annan viktig byggsten är att integrera dataskydd i hela livscykeln för personuppgiftsbehandling – från designen av nya IT-system till daglig övervakning och intern revision. Det innebär också att föra en aktiv förteckning över behandlingar, dokumentera rättsliga grunder och utföra regelbundna riskanalyser. Här blir både juridisk och teknisk kompetens avgörande, särskilt i branscher med hög automatisering och stora datamängder.

Några åtgärder som stärker det långsiktiga dataskyddsarbetet är:

• Införa regelbundna interna revisioner av personuppgiftsbehandling.
• Säkerställa att konsekvensbedömningar görs vid varje ny behandling som kan innebära hög risk för de registrerade.
• Upprätta en uppdaterad behandling- och systemförteckning.
• Införa utbildning och löpande stöd till nyckelpersoner i organisationen.
• Etablera en tydlig incidenthanteringsprocess med ansvarsfördelning.

Slutligen bör företag ha en krisplan vid personuppgiftsincidente. En väl förberedd organisation kan inte bara mildra konsekvenserna av ett intrång – den visar också proaktivt att integritet tas på allvar.

Morling Consulting erbjuder juridiskt stöd för företag som arbetar proaktivt med dataskydd – men också när incidenten redan inträffat eller IMY har inlett tillsyn. Våra GDPR-jurister kan agera både som extern DPO, rådgivare i skarpa lägen och strategisk partner för långsiktigt arbete med regelefterlevnad.