Rapporteringsskyldigheter AMLR

Vi fortsätter vår bloggserie om AMLR. Efter att i tidigare delar ha analyserat reglerna om transparens i fråga om verkligt huvudmannaskap övergår fokus nu till rapporteringsskyldigheter. Det innebär ett tydligt skifte från att identifiera, analysera och dokumentera information till att aktivt agera på den. För ansvariga enheter aktualiseras här ett omfattande behov av välfungerande interna processer, tydlig ansvarsfördelning och robusta administrativa AML-åtgärder.

Artiklarna 69–74 utgör kärnan i kapitel V i AMLR och reglerar hur misstänkta transaktioner ska identifieras, rapporteras och hanteras, samt vilka rättsliga ramar som gäller för informationsdelning och ansvar. Tillsammans bildar dessa bestämmelser ett system som syftar till att säkerställa att relevant information når finansunderrättelseenheterna i tid och i ett användbart format, samtidigt som rättssäkerhet och skydd för rapporterande aktörer upprätthålls.

Mot denna bakgrund blir tillgång till kvalificerat, AMLR-anpassat compliance-stöd avgörande. Morling Consulting bistår verksamheter med juridisk vägledning att omsätta regelverkets krav till praktiskt fungerande rutiner.

Artikel 69 – Rapporteringsskyldigheter

Artikel 69 utgör en central del av AMLR och reglerar skyldigheten för företag att rapportera misstänkt aktivitet till finansunderrättelseenheten. Artikeln fastställer att ansvariga enheter, inklusive styrelseledamöter och anställda i vissa fall, ska samarbeta med finansunderrättelseenheten.

Rapporteringsskyldigheten inträder när företaget känner till, misstänker eller har rimliga skäl att misstänka att medel eller verksamheter har koppling till vinning av brottslig verksamhet (förbrott till penningtvätt), finansiering av terrorism eller annan brottslig verksamhet. Ansvariga enheter ska agera direkt och på eget initiativ underrätta finansunderrättelseenheten vid en sådan misstanke samt att tillhandahålla finansunderrättelseenheten ytterligare uppgifter om det begärs. Rapporteringsskyldigheten omfattar även att lämna all nödvändig information till finansunderrättelseenheten, vilket inkluderar bland annat transaktionsuppgifter.

Det är alltså inte fråga om att bevisa brott, utan att reagera på misstankar. I praktiken innebär detta att företag inte bara behöver kunna identifiera avvikande beteenden, utan också snabbt kunna ta fram och sammanställa relevant information. Brister i interna system eller otydliga ansvarsförhållanden kan därför i sig innebära en regelefterlevnadsrisk. Bestämmelsen omfattar dessutom inte bara genomförda transaktioner, utan även försök till transaktioner och situationer där kundkännedom inte kan uppnås.

Artikel 69.1 reglerar också tidsramarna. Som huvudregel ska ansvariga enheter svara på finansunderrättelseenhetens begäran inom fem arbetsdagar, men i brådskande fall kan tidsfristen förkortas kraftigt. I vissa situationer kan finansunderrättelseenheten även medge längre svarstid, förutsatt att det inte påverkar analysen negativt på något sätt.

Vidare beskriver artikel 69.2 hur företag ska gå tillväga när de avgör om något är misstänkt. Bedömningen av transaktioner eller verksamheter ska göras utifrån alla relevanta uppgifter och fakta som företaget har tillgång till. Misstänker den ansvariga enheten en transaktion eller verksamhet ska misstanken grunda sig på flera faktorer, däribland kundens profil, transaktionens eller verksamhetens storlek och karaktär, hur transaktioner hänger ihop samt var pengarna härrör ifrån och vart de är på väg. Även en transaktion som avviker från vad som är normalt för kunden kan vara en viktig signal. Bedömningen ska dessutom anpassas och prioriteras efter hur brådskande situationen är och de risker som påverkar medlemsstaten där de är etablerade.

Artikel 69.6 klargör att det är den regelefterlevnadsansvarige i den ansvariga enheten som ska vidarebefordra rapporten till finansunderrättelseenheten i den medlemsstat där företaget är etablerat. Bestämmelsen tydliggör det interna ansvaret och vikten av en tydlig organisation kring AML-arbetet. Ansvariga enheter måste säkerställa att den regelefterlevnadsansvarige och andra anställda inte utsätts för repressalier eller negativ behandling när de uppfyller sina rapporteringsskyldigheter. Detta är en viktig del av systemet, eftersom det annars finns en risk att misstankar inte rapporteras av rädsla för interna konsekvenser.

Artiklarna 69.8 och 69.9 handlar om situationer där flera företag samarbetar, exempelvis genom informationsutbyte. Om en misstanke uppstår i ett sådant sammanhang kan företagen utse en av dem att lämna en gemensam rapport till finansunderrättelseenheten. Rapporten måste då innehålla information om samtliga involverade ansvariga enheter. Är de ansvariga enheterna etablerade i flera olika medlemsstater ska rapporteringsskyldigheten sträcka sig till varje berörd medlemsstat.

Om företagen istället väljer att rapportera var för sig ska det framgå att misstanken har uppstått inom ramen för ett samarbete. Företagen är också skyldiga att spara kopior av dessa rapporter enligt gällande regler om lagring av uppgifter enligt artikel 77.

Artikel 70 – Särskilda bestämmelser

Artikel 70 fastställer ett undantag från rapporteringsskyldigheten i artikel 69. Genom tillåtelse från medlemsstaterna får vissa yrkesgrupper istället rapportera misstankar via ett självreglerande organ, exempelvis ett tillsynsorgan. Detta organ ska vara utsett av medlemsstaten och ska i sin tur skyndsamt vidarebefordra informationen till finansunderrättelseenheten utan att ändra innehållet.

Artikel 70.2 är central för vissa yrkesgrupper, däribland jurister, revisorer och skatterådgivare. Bestämmelsen anger att rapporteringsskyldigheten inte gäller när informationen har erhållits i samband med att man bedömer en klients rättsliga situation eller företräder klienten i rättsliga förfaranden. Samtidigt innehåller artikeln ett viktigt undantag från undantaget. Undantaget är dock inte absolut och ska inte tillämpas när de ansvariga enheter som avses:

• är involverade i brottslig verksamhet, innefattande förbrott till penningtvätt, penningtvätt eller terrorismfinansiering,
• om rådgivningen används för att möjliggöra förbrott till penningtvätt, penningtvätt eller terrorismfinansiering,
• förstår att klienten vill använda rådgivningen för brott.

I dessa fall ska rapportering ske.

Artikel 70.3 ger medlemsstaterna möjlighet att begränsa undantaget enligt artikel 70.2 i vissa situationer, särskilt där riskerna för penningtvätt eller terrorismfinansiering bedöms vara höga. Medlemsstaterna kan även införa ytterligare rapporteringsskyldigheter för de ansvariga enheter som omfattas av undantagen. Det innebär att reglerna i praktiken kan bli strängare i ett enskilt land, beroende på nationella beslut.

Artikel 71 – När transaktioner inte ska genomföras

Artikel 71 reglerar en väsentlig fråga, det vill säga när en transaktion inte ska genomföras. Artikeln fastställer att om en ansvarig enhet vet eller misstänker att en transaktion har koppling till vinning av brottslig verksamhet eller terrorismfinansiering, ska enheten avstå från att genomföra transaktionen tills rapport har lämnats till finansunderrättelseenheten och eventuella instruktioner har följts.

Har inte den ansvariga enheten fått instruktioner av finansunderrättelseenheten om att avstå från att utföra transaktionen inom tre arbetsdagar från att enheten överlämnade sin rapport, får den ansvariga enheten utföra transaktionen efter att ha bedömt de befintliga riskerna.

Samtidigt finns ett viktigt undantag i artikel 71. Om det inte är möjligt för den ansvariga enheten att avstå från att utföra en transaktion, eller om ett avstående riskerar att avslöja en pågående utredning och motverka försök till att utreda personerna kopplade till den misstänkta transaktionen, får transaktionen genomföras. Det ska dock ske under förutsättning att finansunderrättelseenheten ska informeras omedelbart i efterhand.

Bestämmelsen utgör en direkt koppling mellan rapportering av misstankar och affärsbeslut. I praktiken kan detta innebära att affärer behöver avbrytas eller att tillhandahållande av tjänster i kundrelationer drabbas av förseningar.

Artikel 72 – Skydd för rapporterande aktörer

Artikel 72 innehåller ett grundläggande skydd för den som rapporterar misstankar. Bestämmelsen fastslår att rapportering i god tro inte utgör brott mot tystnadsplikt och inte medför ansvar. Vid situation då en ansvarig enhet, en anställd eller en styrelseledamot röjer uppgifter till finansunderrättelseenheten i god tro omfattas inte det som en överträdelse av tystnadsplikt, oberoende av om tystnadsplikten följer av avtal, lag eller annan författning.

Artikel 72 föreskriver även att den ansvariga enheten, den anställda eller styrelseledamoten inte ska medföras något ansvar. Skyddet gäller även om misstanken grundar sig i att personen inte var medveten om den brottsliga verksamheten bakom transaktionen samt om det överhuvudtaget förelåg någon olaglig verksamhet, det vill säga att misstanken senare visar sig vara felaktig. Det avgörande är att rapporteringen skett i god tro.

Artikel 72 är en grundläggande förutsättning för regelverkets funktion. Utan ett sådant skydd skulle risken för rättsliga konsekvenser kunna avhålla personer från att rapportera in misstankar.

Artikel 73 – Förbud mot röjande

Artikel 73 innehåller förbudet att röja uppgifter. Bestämmelsen fastställer att ansvariga enheter, inklusive styrelseledamöter, anställda, ombud och distributörer, inte får avslöja eller informera kunden eller tredje man att transaktioner bedöms i enlighet med artikel 69 och att en rapport övervägs att lämnas in eller att rapporten redan har lämnats in. Det innefattar även att enheten inte får avslöja att uppgifter skickas vidare eller att en AML/CTF-analys genomförs. Syftet är att förhindra att kunden varnas och därmed kan anpassa sitt beteende, undanröja bevis eller på annat sätt försvåra myndigheternas arbete.

Trots huvudregeln enligt artikel 73.1 finns det flera viktiga undantag där informationsdelning är tillåten enligt artikel 73.2. Förbudet mot röjande av uppgifter gäller inte när uppgifter lämnas till behöriga myndigheter och till självreglerande organ i deras tillsynsroll. Detsamma gäller när uppgifterna används inom ramen för utredning och lagföring av brott.

Artikel 73.3 fastställer att information får delas mellan företag inom samma koncern, inklusive filialer och dotterbolag i tredjeland, under förutsättning att hela koncernen tillämpar gemensamma AML-rutiner och att dessa riktlinjer och förfaranden uppfyller kraven i regelverket.

Dessutom får uppgifter delas mellan vissa typer av ansvariga enheter (exempelvis jurister, advokater eller revisorer) eller tredjelandsenheter som tillämpar motsvarande krav som fastställs enligt AMLR. Det ska ske under förutsättning att de ansvariga enheterna verkar inom samma organisation eller nätverk och har gemensamt ägande, ledning eller compliancefunktion.

Artikel 73.5 behandlar situationen då en och samma transaktion involverar flera ansvariga enheter. Vid sådant fall får enheterna dela information med varandra om de är etablerade inom EU eller i länder med likvärdig reglering som AMLR, och de omfattas av regler om tystnadsplikt och personuppgiftsskydd. Detta är särskilt relevant vid komplexa transaktioner där flera aktörer omfattas, exempelvis banker, rådgivare och finansiella institut.

Slutligen föreskriver artikel 73.6 att om ansvariga enheter försöker avråda en kund från att genomföra en olaglig handling, anses det inte utgöra ett otillåtet röjande av uppgifter.

Artikel 74 – Tröskelvärdesbaserad rapportering

Artikel 74 inför en särskild rapporteringsskyldighet för personer som handlar med varor av högt värde och som inte bygger på misstanke, utan på transaktionens värde. Personerna är skyldiga att rapportera samtliga transaktioner som innefattar försäljning av vissa varor med högt värde. Rapporteringsskyldigheten gäller för följande varor, förutsatt att varorna förvärvas för icke-kommersiella ändamål:

• Motorfordon till ett pris av minst 250 000 EUR, exempelvis lyxbilar.
• Vattenfarkoster till ett pris av minst 7 500 000 EUR, däribland båtar.
• Luftfartyg till ett pris av minst 7 500 000 EUR, exempelvis flygplan.

Här baseras inte rapporteringsskyldigheten på misstanke, utan av att transaktionen överstiger vissa tröskelvärden. Rapporteringsskyldigheten omfattar även kreditinstitut och finansiella institut för transaktioner och tjänster kopplade till varorna enligt ovan. Bestämmelsen fastslår att flera enheter kan ha parallella rapporteringsskyldigheter i samma affärsförbindelse och transaktion. Syftet med regleringen är att fånga upp transaktioner som typiskt sett innebär förhöjd risk för penningtvätt, även i avsaknad av konkreta misstankar.

Krav på interna rutiner och styrning

Artiklarna 69-74 ställer höga krav på hur verksamheter utformar sina interna rutiner för att identifiera, bedöma och rapportera misstänkta aktiviteter. Regelverket är omfattande och bygger i stor utsträckning på bedömningar i det enskilda fallet, vilket gör att praktisk tillämpning ofta är komplex.

På Morling Consulting arbetar våra AML-jurister med att stödja företag i att omsätta regelverkets krav till konkreta och fungerande processer. Det innefattar bland annat att utveckla rapporteringsrutiner, tydliggöra ansvarsfördelning och säkerställa att organisationen har rätt förutsättningar för att agera korrekt och effektivt när misstankar uppstår.