Verkligt huvudmannaskap

I dagens del i serien av bloggar om AMLR fördjupas analysen av kapitel IV:s regler om transparens avseende verkligt huvudmannaskap. I tidigare inlägg har vi behandlat hur verkliga huvudmän ska identifieras och vilka materiella kriterier som gäller. För läsare som vill fördjupa sig i den grundläggande metodiken kring identifiering av verkliga huvudmän, ägarintresse och kontroll hänvisas särskilt till den tidigare delen i bloggserien, där begreppet verkliga huvudmän introduceras.

Reglerna om verkligt huvudmannaskap är centrala för ansvariga enheter och utgör en av grunderna i unionens ramverk för att förebygga penningtvätt och finansiering av terrorism. AMLR förstärker harmoniseringen genom direkt tillämpliga och mer detaljerade krav på vilka uppgifter som ska samlas in, hur de ska hållas uppdaterade och hur de ska rapporteras till centrala register. Medan artiklarna 51–61 huvudsakligen behandlar vem som ska anses vara verklig huvudman och hur identifieringen ska ske i olika strukturer, reglerar artiklarna 62–64 den operativa delen kring dessa uppgifter, det vill säga bestämmelser om vilka uppgifter som ska inhämtas, hur snabbt de ska uppdateras, vem som ansvarar för rapportering och hur länge informationen ska bevaras. Artiklarna är därför avgörande för att det materiella regelverket om verkligt huvudmannaskap ska få praktisk genomslagskraft.

Mot denna bakgrund bistår Morling Consulting verksamheter med kvalificerat AML-stöd för banker, fintech och rådgivare. Det omfattar bland annat upprättande av interna processer för insamling och uppdatering av uppgifter om verkligt huvudmannaskap samt anpassning till de nya tidsfrister och dokumentationskrav som följer av AMLR.

Artikel 62 – Uppgifter om verkligt huvudmannaskap

Artikel 62 fastställer de grundläggande kvalitetskrav som gäller för uppgifter om verkligt huvudmannaskap. Bestämmelsen innebär att juridiska enheter, liksom förvaltare av uttryckliga truster och personer i motsvarande ställning i liknande juridiska konstruktioner, ansvarar för att den information om verkliga huvudmän som de innehar och som lämnas till ansvariga enheter inom ramen för kundkännedomsåtgärder eller rapporteras till centrala register uppfyller vissa grundläggande kriterier. Uppgifterna ska vara adekvata, korrekta och aktuella.

Artikel 62.1 andra stycket specificerar vilka uppgifter om verkligt huvudmannaskap som ska ingå. Följande uppgifter ska omfattas:

• Den verkliga huvudmannens samtliga för- och efternamn, födelsedatum, hemvistland och medborgarskap, bostadsadress, födelseort, nummer på identitetshandling samt, om det finns, det unika personliga identifieringsnummer som personen blivit tilldelad i det land där personen är stadigvarande bosatt inklusive en allmän beskrivning av källan till numret.
• Arten och omfattningen av det förmånsintresse som den verkliga huvudmannen innehar i den juridiska enheten eller juridiska konstruktionen. Det ska utgå från antingen ägarintresse eller kontroll på annat sätt. Uppgifterna ska även omfatta från vilken dag förmånsintresset innehas.
• Uppgifter ska lämnas om den juridiska enhet för vilken den fysiska personen utgör verklig huvudman enligt artikel 22.1 b. I de fall där den fysiska personen i stället är verklig huvudman för en juridisk konstruktion ska grundläggande information om denna konstruktion anges.
• Innehåller ägar- och kontrollstrukturen mer än en juridisk enhet eller konstruktion ska uppgifter om strukturens beskrivning, vilket innefattar namn och eventuella identifieringsnummer för de enskilda juridiska enheter eller konstruktioner som ingår i strukturen, omfattas. Därefter ska även en beskrivning av förhållandet mellan dessa omfattas, vilket inkluderar andelen av det innehavda intresset.
• En allmän beskrivning av egenskaperna för kategorin av förmånstagare, om en sådan kategori har identifierats enligt artikel 59.
• Om det, i enlighet med artikel 60, har identifierats föremål för en befogenhet och förmånstagare vid uteblivet utövande av befogenhet:
  • För- och efternamn för fysiska personer,
  • Namn för juridiska enheter och konstruktioner,
  • En beskrivning av en kategori av föremål för en befogenhet eller förmånstagare vid uteblivet utövande av befogenheter.

Enligt artikel 62.2 ska juridiska enheter och förvaltare av uttryckliga truster alternativt personer som innehar motsvarande ställning i liknande juridisk konstruktion, erhålla adekvata, korrekta och aktuella uppgifter om verkligt huvudmannaskap inom 28 kalenderdagar från skapandet av den juridiska enheten eller upprättandet av konstruktionen. Vid ändringar ska uppdatering ske omgående och senast inom 28 kalenderdagar, samt minst årligen.

Artikel 63 – Juridiska enheters skyldigheter

Artikel 63 fastställer de centrala skyldigheter som åvilar juridiska enheter inom unionen. Alla juridiska enheter som är skapade i EU ska erhålla och inneha adekvata, korrekta och aktuella uppgifter om verkligt huvudmannaskap. Utöver att själva inneha denna information ska juridiska enheter även kunna tillhandahålla uppgifter om verkliga huvudmän till ansvariga enheter när dessa genomför åtgärder för kundkännedom.

Bestämmelsen är en viktig komponent i AMLR, eftersom den tydliggör att ansvaret för korrekt och uppdaterad information om verkliga huvudmän i första hand ligger hos den juridiska enheten själv. Genom denna reglering säkerställs att ansvariga enheter, tillsynsmyndigheter och centrala register kan förlita sig på att den information som lämnas är tillförlitlig och aktuell.

En central del av artikel 63 är skyldigheten att rapportera uppgifter om verkligt huvudmannaskap till de centrala registren. Den juridiska enheten ska rapportera dessa uppgifter om verkligt huvudmannaskap utan onödigt dröjsmål efter att enheten har skapats.

Ändras uppgifterna ska den juridiska enheten rapportera samtliga ändringar till det centrala registret utan onödigt dröjsmål, men senast inom 28 kalenderdagar. Utöver rapporteringsskyldigheten föreskriver artikel 63 att juridiska enheter regelbundet ska kontrollera att de uppgifter de innehar är aktuella och uppdaterade. En sådan kontroll ska genomföras minst en gång per år. Förordningen tillåter dock att denna kontroll integreras i andra återkommande processer, exempelvis vid upprättande av årsbokslut.

Artikel 63 tydliggör även att ansvaret för korrekt information inte enbart ligger hos den juridiska enheten själv. De verkliga huvudmännen för en juridisk enhet samt andra juridiska enheter och förvaltare eller personer med likvärdig ställning och som ingår i den juridiska enhetens ägar- eller kontrollstruktur vid fråga om juridiska konstruktioner, är skyldiga att tillhandahålla den information som krävs för att den juridiska enheten ska kunna uppfylla sina skyldigheter enligt förordningen samt kunna besvara begäran om uppgifter som mottagits enligt direktiv 2024/1640.

En särskilt viktig del av bestämmelsen är artikel 63.3, som behandlar situationer där en juridisk enhet, trots att alla möjliga identifieringsmetoder enligt artikel 51–57 har använts, inte lyckas fastställa någon verklig huvudman. Det gäller även situationer då det råder betydande och välgrundat tvivel gällande om de personer som har identifierats faktiskt är de verkliga huvudmännen. I sådana fall ska den juridiska enheten dokumentera vilka åtgärder som har vidtagits för att identifiera verkliga huvudmän.

Enligt artikel 63.4 ska juridiska enheter, om en situation enligt artikel 63.3 uppstår, när de tillhandahåller uppgifter om verkligt huvudmannaskap i enlighet med artikel 20 AMLR och artikel 10 i direktiv 2024/1640 om centrala register över verkligt huvudmannaskap, tillhandahålla följande:

• En förklaring om att det inte finns någon verklig huvudman, alternativt att den verkliga huvudmannen inte kunde fastställas. Förklaringen ska även innehålla en motivering till varför det inte har varit möjligt att identifiera en verklig huvudman eller varför det finns betydande och välgrundade tvivel om den verkliga huvudmannen.
• Uppgifter om den juridiska enhetens samtliga ledande befattningshavare som är fysiska personer. Dessa ska motsvara de uppgifter som krävs enligt artikel 62.1.

Begreppet ledande befattningshavare definieras i artikel 63.4 som “de fysiska personer som är verkställande ledamöter i ledningsorganet och de fysiska personer som utövar verkställande funktioner inom en juridisk enhet och som är ansvariga inför ledningsorganet för den dagliga ledningen av enheten.”

Artikel 63.5 fastställer även krav på tillgänglighet av uppgifter. Juridiska enheter är skyldiga att, på begäran och utan dröjsmål, göra den information de samlat in enligt artikel 63 tillgänglig för behöriga myndigheter.

Vidare ska vissa uppgifter bevaras under en längre tid. Uppgifter enligt artikel 63.4 ska sparas i fem år. Tiden ska beräknas från den dag då de juridiska enheterna upplöses eller upphör att existera. Uppgifterna ska sparas av antingen personer som utsetts av själva enheten att spara handlingarna, alternativt av administratörer, konkursförvaltare eller andra medverkande personer. De centrala registren ska tillhandahållas en rapport som innehåller identiteten på den ansvariga personen samt dennes kontaktuppgifter.

Genom dessa bestämmelser etablerar artikel 63 ett sammanhängande system där juridiska enheter ansvarar för både insamling, uppdatering, rapportering och bevarande av uppgifter om verkligt huvudmannaskap.

Artikel 64 – Förvaltares skyldigheter

Artikel 64 innehåller motsvarande reglering för uttryckliga truster och liknande juridiska konstruktioner.

Bestämmelsen gäller för juridiska konstruktioner som förvaltas i en medlemsstat eller där förvaltaren eller en motsvarande person med likvärdig ställning i en liknande juridisk konstruktion är bosatt eller etablerad inom unionen. I dessa situationer ska förvaltaren och personerna med en likvärdig ställning i en liknande juridisk konstruktion säkerställa att ett antal centrala uppgifter om den juridiska konstruktionen samlas in. Det gäller följande uppgifter:

• Grundläggande information om den juridiska konstruktionen.
• Uppgifter om verkligt huvudmannaskap enligt det som föreskrivs i artikel 62. Dessa uppgifter ska vara adekvata, korrekta och aktuella.
• Grundläggande information samt uppgifter om verkligt huvudmannaskap för de fall då juridiska enheter eller juridiska konstruktioner är parter i den juridiska konstruktionen.
• Uppgifter om ombud som är bemyndigade att agera på den juridiska konstruktionens vägnar eller att vidta åtgärder avseende den juridiska konstruktionen, samt information om de ansvariga enheter med vilka förvaltaren etablerar affärsförbindelser i konstruktionens namn.

De uppgifter som samlas in enligt ovan ska bevaras under en viss tidsperiod. Artikel 64 föreskriver att informationen ska sparas i fem år efter det att förvaltarens- eller den person med likvärdig ställning- medverkan i trusten eller konstruktionen har upphört. Detta säkerställer att relevanta uppgifter finns tillgängliga även efter att konstruktionen har avslutats eller överlämnats till en annan förvaltare.

Precis som i artikel 63 innehåller artikel 64 även regler om rapportering till centrala register. Förvaltaren eller person med likvärdig ställning ska inhämta och sedan rapportera uppgifter om verkligt huvudmannaskap och grundläggande information om konstruktionen utan onödigt dröjsmål efter att konstruktionen har upprättats. Det ska dock ske senast inom 28 kalenderdagar. Samma tidsfrist gäller vid förändringar i uppgifterna.

Förvaltaren eller personen i motsvarande ställning ska också regelbundet kontrollera att de uppgifter som innehas enligt artikel 64.1 är aktuella och uppdateras. En sådan kontroll ska genomföras minst en gång per år och kan ske som en fristående och egen process, men kan även integreras i andra processer.

Vidare åläggs förvaltaren eller personen med likvärdig ställning en särskild skyldighet i relation till ansvariga enheter enligt artikel 64.3. När en affärsförbindelse etableras eller en enstaka transaktion genomförs och ansvariga enheter tillämpar kundkännedomsåtgärder, ska förvaltaren tydligt ange sin status och tillhandahålla uppgifter om konstruktionens verkliga huvudmän samt information om de tillgångar som förvaltas.

Artikel 64 innebär även att flera andra aktörer i en juridisk konstruktion har en skyldighet att bidra till transparensen. Övriga verkliga huvudmän i en juridisk konstruktion, utöver förvaltaren eller personer i motsvarande ställning, samt dess ombud och de ansvariga enheter som förvaltar konstruktionen, samt varje person och förvaltare till juridiska konstruktioner, ska tillhandahålla viss information till förvaltarna eller de personer innehavande en likvärdig ställning i en konstruktion. Den information som ska tillhandahållas är de uppgifter och den dokumentation som krävs för att förvaltaren eller personen i motsvarande ställning ska kunna uppfylla sina skyldigheter enligt detta kapitel. Detsamma gäller personer som ingår i konstruktionens kontrollstruktur på flera nivåer samt, när juridiska konstruktioner ingår i strukturen, deras förvaltare.

Enligt artikel 64.5 ska förvaltare av en uttrycklig trust samt personer med likvärdig ställning i en liknande juridisk konstruktion tillgängliggöra den insamlade informationen enligt artikel 64 för behöriga myndigheter. Det ska ske på begäran och utan dröjsmål.

På samma sätt som för juridiska enheter i artikel 63, behandlar även artikel 64 situationer där verkliga huvudmän inte kan identifieras. Har ingen identifierats som verklig huvudman i fråga om juridiska konstruktioner vars parter är juridiska enheter när alla möjliga metoder enligt artikel 51–57 har tillämpats, ska förvaltarna eller de personer med likvärdig ställning dokumentera åtgärderna som vidtas för att kunna identifiera de verkliga huvudmännen. Samma krav på dokumentation gäller även för situationer då det, efter metoder för identifiering har tillämpats, råder betydande och välgrundat tvivel om att de identifierade personerna är de verkliga huvudmännen.

I sådana fall som redogörs för enligt ovan ska förvaltare eller personer med likvärdig ställning tillhandahålla viss information när de tillhandahåller uppgifter om verkligt huvudmannaskap enligt artikel 20 AMLR om kundkännedom och artikel 10 i direktiv 2024/1640 om centrala register om verkligt huvudmannaskap. Det är följande uppgifter som ska tillhandahållas:

• En förklaring om att det inte finns en verklig huvudman alternativt en förklaring till att de verkliga huvudmännen inte kunde fastställas. Det ska även tillhandahållas en motivering till varför den verkliga huvudmannen inte kunde fastställas i enlighet med artikel 51–57. Slutligen ska även information om vad det är som ger upphov till tvivel om de konstaterade uppgifterna omfattas.
• Uppgifter innehållande alla fysiska personer som innehar ledande befattningar i den juridiska enhet som är part i konstruktionen, motsvarande de uppgifter som krävs enligt artikel 62.1 andra stycket a i AMLR om uppgifter om verkligt huvudmannaskap.

Genom artikel 64 säkerställs därmed att även komplexa juridiska konstruktioner omfattas av samma transparenskrav som traditionella juridiska enheter. Bestämmelsen spelar därför en central roll i AMLR:s övergripande strategi att motverka att truster och liknande strukturer används för att dölja verkligt huvudmannaskap eller försvåra övervakning och spårning av ekonomiska tillgångar.

Transparens och informationsansvar i systemet för verkligt huvudmannaskap

Artiklarna 62–64 utgör tillsammans en central del av AMLR:s system för transparens kring verkligt huvudmannaskap. Medan tidigare artiklar definierar vem som är verklig huvudman, säkerställer dessa bestämmelser att uppgifterna faktiskt samlas in, kvalitetssäkras, rapporteras och bevaras. Bestämmelserna tydliggör att arbetet med att identifiera verkliga huvudmän inte endast handlar om att fastställa vem som ytterst kontrollerar en juridisk enhet eller juridisk konstruktion. Minst lika viktigt är att säkerställa att uppgifterna om dessa personer är korrekta, fullständiga och fortlöpande uppdaterade. Dessa regler är särskilt viktiga i ett internationellt finansiellt system där ägarstrukturer ofta sträcker sig över flera jurisdiktioner och där transparens är avgörande för att motverka penningtvätt och finansiering av terrorism.

Genom harmoniserade tidsfrister, detaljerade uppgiftskrav och uttryckliga skyldigheter om att dokumentera skapas ett sammanhängande system där juridiska enheter och förvaltare bär ett tydligt och primärt ansvar för transparens. Ansvariga enheter får därmed ett mer tillförlitligt informationsunderlag för sina kundkännedomsåtgärder, samtidigt som behöriga myndigheter ges bättre förutsättningar för tillsyn.

För verksamheter som omfattas av regelverket innebär detta att arbetet med verkligt huvudmannaskap i allt högre grad kräver strukturerade processer, juridisk analys och kontinuerlig uppföljning. Det räcker inte att identifiera verkliga huvudmän vid ett enskilt tillfälle. Uppgifterna måste löpande verifieras, dokumenteras och uppdateras i takt med förändringar i ägar- och kontrollstrukturer.

Mot denna bakgrund bistår Morling Consulting organisationer och verksamheter med kvalificerat AML-stöd. Genom juridisk analys av komplexa ägarstrukturer, granskning av kundkännedomsprocesser och rådgivning kring implementeringen av AMLR hjälper vi verksamheter att säkerställa att identifieringen och rapporteringen av verkligt huvudmannaskap uppfyller de krav som följer av det nya EU-regelverket. Ett sådant arbete är centralt för att skapa robusta och rättssäkra processer i en regulatorisk miljö där kraven på transparens och dokumentation fortsätter att öka.