AML för bokföringsbyråer – praktiska krav och fallgropar

Allt fler bokförings- och redovisningsbyråer är medvetna om vad det innebär att omfattas av penningtvättsregelverket. Det räcker inte längre med “bra magkänsla” för vilka kunder man arbetar med utan formell riskbedömning, dokumenterad kundkännedom och löpande uppföljning är ett måste. I vårt tidigare inlägg om när en redovisningsbyrå måstegöra kundkännedom beskrivs hur arbetet med kundkännedom kan se ut i vardagen – här fokuserar vi på helheten i AML-arbetet för bokföringsbyråer.

Varför omfattas bokföringsbyråer av penningtvättsreglerna?

En bokförings- eller redovisningsbyrå hanterar ofta kundernas betalflöden, fakturor och bokföring av affärshändelser. Det gör byrån till en potentiell kanal för penningtvätt eller finansiering av terrorism. Därför omfattas byråer av penningtvättslagen och ska följa AML-regelverket på samma övergripande sätt som banker och andra finansiella aktörer, om än med anpassning till verksamhetens art och risknivå.

Detta innebär bland annat krav på att:

• identifiera och bedöma risker för penningtvätt och finansiering av terrorism i verksamheten,
• vidta kundkännedomsåtgärder när en affärsförbindelse inleds eller uppdrag utförs,
• övervaka pågående uppdrag och reagera på avvikande transaktioner eller beteenden,
• rapportera misstänkta förhållanden till behörig myndighet, och
• ha interna rutiner, utbildning och kontrollfunktioner på plats.

Centrala skyldigheter enligt AML för bokföringsbyråer

Penningtvättsregelverket är omfattande, men för en bokföringsbyrå kan det ofta struktureras i några huvudområden.

• Allmän riskbedömning – en dokumenterad genomgång av vilka tjänster, kundtyper, branscher och geografier som kan innebära högre risk för penningtvätt eller terrorfinansiering.
• Rutiner och riktlinjer – interna dokument som beskriver hur byrån praktiskt ska arbeta med kundkännedom, riskklassning, övervakning, rapportering och dokumentation.
• Kundkännedom (KYC) – kontroller av vem kunden är, verklig huvudman, syftet med uppdraget och varifrån pengar kommer. Här ingår också att hantera högriskkunder, exempelvis politiskt utsatta personer (PEP) eller kunder i vissa branscher.
• Löpande uppföljning – inte bara en kontroll vid onboarding, utan återkommande uppdatering av kundinformation och bevakning av om uppdraget förändras över tid.
• Rapporteringsskyldighet – skyldighet att utan dröjsmål rapportera misstanke om penningtvätt eller finansiering av terrorism, och att inte röja för kunden att rapportering skett.
• Utbildning och kontroll – medarbetare ska förstå regelverket och hur det tillämpas i byråns vardag, och ledningen behöver följa upp att rutinerna fungerar.

Kundkännedom i vardagen – hur påverkas byråns arbetssätt?

Kravet på kundkännedom är kärnan i AML för bokföringsbyråer. Juridiskt handlar det om att uppnå tillräcklig kunskap om kunden för att kunna bedöma risken för penningtvätt och finansiering av terrorism, och för att kunna upptäcka avvikande beteenden.

I praktiken innebär det bland annat att byrån behöver:

• ta in och dokumentera legitimation, registreringsbevis, uppgifter om verklig huvudman och liknande redan innan uppdraget inleds,
• ställa frågor om kundens verksamhet, affärsmodell, huvudsakliga intäktskällor och betalningsmönster,
• göra en sammanvägd riskbedömning per kund (låg, normal eller hög risk) och välja åtgärdsnivå därefter,
• vara särskilt uppmärksam vid komplexa ägarstrukturer, ovanligt många kontanttransaktioner eller internationella flöden som inte passar kundens profil, och
• uppdatera kundkännedomen löpande när företaget växer, byter inriktning eller börjar agera på nya marknader.

En viktig utgångspunkt är det riskbaserade förhållningssättet: en mindre, lokalt verksam kund i en låg-riskbransch kräver normalt mindre omfattande kundkännedom än en kund med komplex koncernstruktur, internationella betalflöden eller verksamhet i mer riskfyllda branscher.

Vanliga brister hos bokföringsbyråer

Erfarenhetsmässigt återkommer vissa brister hos bokförings- och redovisningsbyråer som arbetar under penningtvättsregelverket.

• Otydliga eller för generella rutiner – policydokument som beskriver “allmänna principer” men inte konkret hur byrån faktiskt ska agera i typiska situationer.
• Bristande dokumentation – kundkännedom görs i praktiken, men sparas inte på ett sätt som visar vad som har kontrollerats, när och varför bedömningar gjorts.
• Ingen eller begränsad riskklassning – alla kunder behandlas lika, trots att AML bygger på ett riskbaserat förhåningssätt.
• Otillräcklig utbildning – medarbetare saknar förståelse för när ett beteende kan vara en varningssignal, eller hur rapporteringsskyldigheten fungerar.
• Teknik utan styrning – olika checklistor och system används, men utan en sammanhållen riskstrategi och ansvarsfördelning.

Dessa brister innebär både risker för regelefterlevnaden och affärsrisk. Vid tillsyn eller granskning behöver byrån kunna visa att man arbetat strukturerat, inte bara att man “tyckt sig ha koll på sina kunder.”

Så kan bokföringsbyråer arbeta strukturerat med AML

För en bokföringsbyrå handlar AML-arbetet ofta om att bygga in penningtvättsregelverket i befintliga processer, snarare än att skapa helt nya.

• Utgå från en uppdaterad, dokumenterad allmän riskbedömning och koppla den till omfattningen av kontrollerna.
• Integrera kundkännedom och riskklassning i onboarding-processen för nya kunder, exempelvis i byråns befintliga system.
• Skapa tydliga praktiska stöd – checklistor, mallar för att dokumentera kundkännedom och beslutsstöd för när rapportering ska övervägas.
• Utse ansvariga personer för AML-frågor, men se till att alla handläggare har grundläggande förståelse för regelverket.
• Följ upp och gör regelbundna interna kontroller, uppdatera rutiner och utbildningar utifrån nya risker eller ändrad lagstiftning.

För ledning och ansvariga för regelefterlevnad innebär detta att AML inte kan ses som ett sidoprojekt, utan som en del av byråns kärnprocesser och kvalitetsarbete. När strukturen väl är på plats blir det också enklare att behålla ordning över tid och att visa upp ett välfungerande system vid eventuell tillsyn.

För bokförings- och redovisningsbyråer som vill stärka sitt AML-arbete kan det vara värdefullt att ta in extern juridisk expertis, både för att tolka regelverket och för att omsätta det i praktiska processer, mallar och utbildning. På Morling Consulting hjälper våra experter på penningtvättsregelverket bokförings- och redovisningsbyråer att utforma hållbara och affärsanpassade AML-strukturer. Läs mer på morlings.se.